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JAVIER CASAL TAVASCI

Cómo gestionar los currículums vitae conforme al RGPD

Llegamos al mes de septiembre y es habitual que las empresas y despachos profesionales reciban “oleadas” de currículums vitae, principalmente de recién graduados que buscan un primer empleo. Muchos de esos CV se entregan en mano y otros muchos se envían por correo electrónico.

De inicio, cabe advertir que el tratamiento de datos personales durante un proceso de selección de personal no exige el consentimiento del candidato. La base jurídica es la del art. 6.1.b) del RGPD, de forma que, el tratamiento de datos es lícito cuando resulta necesario para la aplicación a petición de la persona trabajadora de medidas precontractuales o la intención de concluir un contrato. Eso no significa que no exista el deber de informar. Veamos:

El responsable del tratamiento informará a la persona candidata sobre los siguientes extremos:

1º) Que sus datos personales van a ser incluidos en un fichero, automatizado o no, con la finalidad exclusiva de formar parte en los procesos de selección de personal, bolsa de trabajo y contratación que se lleven a cabo en la empresa o despacho profesional.

2º) Que tiene derecho a acceder a sus datos personales, a rectificar los datos inexactos o a solicitar su supresión cuando los datos ya no sean necesarios, a la limitación de su tratamiento, o a oponerse al mismo, así como a su portabilidad.

También tiene derecho a no ser objeto de decisiones individualizadas automatizadas, incluida la elaboración de perfiles, que produzca efectos jurídicos o le afecte significativamente de modo similar, aunque se admite este tipo de decisiones cuando son necesarias para la celebración o la ejecución de un contrato entre el interesado y el responsable del tratamiento (por ejemplo, los test psicológicos).

En la información facilitada al interesado se le indicará cómo ejercitar tales derechos.

3º) Sobre el plazo de conservación de sus datos personales.

4º) Que tiene derecho a presentar una reclamación ante la autoridad de control o, en su caso, ante el delegado de proteccion de datos, si considera que sus datos no se están tratando conforme a la normativa de aplicación.

Si el CV se remitió por correo postal o electrónico y se cuenta con una dirección electrónica facilitada por el propio afectado, puede remitírsele información por ese medio, solicitando confirmación de la recepción y condicionando el tratamiento de los datos al acuse de recibo. Si la presentación fue presencial debería ser informado allí, por cualquier medio que acredite el cumplimiento de este deber, como por ejemplo carteles informativos o documentos de acuse de recibo. 

En cualquier caso, recuerden que no pueden requerir datos sensibles que revelen el origen étnico o racial, la ideología u opiniones políticas, las convicciones religiosas o filosóficas o la afiliación sindical, tampoco datos relativos a la salud o a la vida u orientación sexual del interesado. Solo será admisible su exigencia cuando exista una razón objetiva que justifique la necesidad de tener ese dato, y eso no es fácil de justificar. Tampoco podrán pedir un certificado de antecedentes penales, ni un certificado de delitos de naturaleza sexual, salvo en supuestos excepcionales en que se encuentren autorizados por una norma (por ejemplo, para trabajar con menores estaría justificada su exigencia y encontraría amparo en la Ley Orgánica 1/1996, de 15 de enero, de Protección Jurídica del Menor, modificada por Ley 26/2015, de 28 de julio de Protección a la Infancia).

Asimismo, en el proceso de selección de personal el candidato ha de ser informado acerca de si las respuestas que va a dar a las preguntas que se le plantean son de carácter obligatorio o voluntario, debiendo informarle de las consecuencias que puede conllevar la obtención de datos o su negativa a suministrarlos, todo ello de conformidad con el artículo 13.2.e) del RGPD.

Cuidado con las entrevistas personales. No pueden preguntar al candidato sobre aspectos de su intimidad, como situación de pareja, hábitos de vida, aficiones o gustos, etc. Muchas veces no se pregunta al candidato, directamente se ojean sus redes sociales, las cuales revelan mucha información personal. Es obvio que si el perfil de las redes sociales es público no hay intromisión en la intimidad del candidato, pues es el propio candidato quien consiente, a menudo, por omisión más que por acción.

Por último, es aconsejable tener en la empresa un modelo propio de CV, en el que se recojan los datos personales indispensables. Recuerden la máxima de “cuantos menos datos tratemos, menos riesgos asumimos”.

Actualización

La AEPD impone una multa de 2.000 € a una empresa por recopilar CV sin facilitar información sobre el tratamiento de datos (resolución aquí). 

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