Los juzgados y tribunales de justicia tratan, diariamente, con datos personales y muchos de ellos son datos sensibles, por cuanto se refieren a menores, incapaces, a infracciones y condenas penales, etc.
Derecho de acceso a las actuaciones judiciales
El conocimiento de las actuaciones afecta de forma distinta a quienes son parte en el procedimiento y a quienes no lo son. Para quienes son parte, las actuaciones son públicas, lo que se concreta en la posibilidad de acceder a los autos, esto es, al expediente judicial.
Las partes, en el ejercicio de su derecho de defensa, van a tener acceso al procedimiento, tanto para conocerlo como para poder ejercitar sus acciones dentro del mismo. No solo pueden acceder a las actuaciones, también pueden pedir y obtener las copias y testimonios que precisen, sin necesidad de acreditar otro interés legítimo que el carácter de parte. No obstante, caben limitaciones al derecho de acceso, por ejemplo, la declaración del secreto del sumario en los casos de delitos públicos para evitar un riesgo grave para la vida, la libertad o la integridad física de otra persona o para prevenir una situación que pueda comprometer de forma grave el resultado de la investigación (artículo 302 LEC). El secreto sumarial se limitará a un plazo no superior a un mes, debiendo alzarse necesariamente con diez días de antelación a la conclusión del sumario. Quien no verá limitado el acceso es el Ministerio Fiscal, que no es parte personada, sino órgano constitucional del Estado.
Otro supuesto de denegación de acceso de las partes a datos del proceso lo tendríamos cuando se acuerda preservar la identidad, el domicilio, la profesión y el lugar de trabajo de un testigo o perito al apreciar un peligro grave para su persona, libertad o bienes, su cónyuge o persona a quien se halle ligado por análoga relación de afectividad o sus ascendientes, descendientes o hermanos, según lo dispuesto en el artículo 1.2 de la Ley Orgánica 19/1994, de 23 de diciembre, de protección a testigos y peritos en causas criminales.
Que las partes tienen derecho a acceder a los autos, incluso una vez decretado su archivo, no cabe duda. La cuestión es si tienen derecho de acceso aquellos que no son parte del proceso judicial.
El Real Decreto 937/2003, de 18 de julio, de modernización de los archivos judiciales prevé en su artículo 7 apartado 1 que «quienes hubiesen sido parte en los procesos judiciales o sean titulares de un interés legítimo, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 235 de la Ley Orgánica 6/1985, de 1 de julio, del Poder Judicial, podrán acceder a la documentación conservada en los archivos judiciales de gestión». De ello se deduce que cualquier tercero puede solicitar el acceso a los archivos judiciales, siempre que acredite un interés legítimo y su solicitud no afecte a derechos fundamentales de quienes hayan intervenido en el proceso, siendo el Letrado de la Administración de Justicia el encargado de resolver la solicitud (artículo 454 LOPJ), en tanto que se les atribuye, con exclusividad y plenitud, el ejercicio de la fe pública judicial (artículos 453.1 LOPJ y 145.1 LEC).
Las comunicaciones a las partes pueden ser personales, a través de su representante (Procurador de los Tribunales) o por edictos a través del tablón de anuncios o boletines oficiales. La publicación de edictos sólo está justificada por la imposibilidad de notificación personal o por tercero. También está justificada por un interés público que reclama mayor transparencia administrativa como las subastas judiciales.
La publicación de información personal en un tablón de anuncios o en un boletín oficial supone una clara intromisión en el derecho fundamental a la protección de datos personales porque se le atribuye a estos el carácter de fuente accesible al público.
En virtud del principio general de publicidad que preside las actuaciones judiciales, la publicidad de los actos de comunicación incluirá los datos de identificación de las partes cuando sea estrictamente necesario para dar cumplimiento al fin de la norma, si bien «excepcionalmente, por razones de orden público y de protección de los derechos fundamentales y libertades, los Jueces y Tribunales, mediante resolución motivada, podrán limitar el ámbito de la publicidad» (artículo 232.2 LOPJ).
En el tablón de anuncios de un juzgado cualquiera es muy habitual encontrar edictos con sentencias de todo tipo, identificando a las partes con sus nombres y apellidos y los números completos de sus documentos acreditativos de identidad.
Es regla general que en los juzgados y tribunales se incumpla la Disposición Adicional Séptima de la LOPDGDD que, en su apartado 1, dispone que al publicar un acto administrativo con datos personales se incluirá el nombre y apellidos y cuatro cifras numéricas aleatorias del D.N.I. o documento equivalente (por ejemplo: ***4567**). La numeración de un documento acreditativo de identidad (D.N.I./N.I.E./Pasaporte) parece un dato menor, pero no lo es. Los juzgados y tribunales deberían hacer propósito de enmienda y cumplir la norma.
Expurgo de los archivos judiciales
Se entiende por «expurgo» el procedimiento a través del cual se determina cuándo un documento pierde toda su utilidad o, por el contrario, ha de ser conservado, dándosele el curso correspondiente.
En cada comunidad autónoma hay una «Junta de Expurgo» que está integrada por un Fiscal designado por el Fiscal Jefe del Tribunal Superior de Justicia, el Gerente Territorial del Ministerio de Justicia, un Técnico Superior especialista en Archivos, un Titulado Superior de la Administración y un Letrado de la Administración de Justicia, que suele ser el responsable del Archivo Judicial Territorial de la provincia donde radique la sede del Tribunal Superior de Justicia.
La acción ejecutiva fundada en sentencia caduca a los cincos años (artículo 518 LEC), es decir, que si no se ejecuta la resolución judicial en dicho plazo ya no se puede ejecutar, pero un expediente judicial puede resultar de interés por diferentes motivos. La destrucción física de los documentos dependerá de la decisión de la Junta de Expurgo, que salvará aquellos documentos que puedan tener relevancia en materia de patrimonio histórico-documental por su valor cultural, social o histórico suficiente.
Si quieren saber más sobre el procedimiento de expurgo de archivos judiciales pueden consultar el Real Decreto 937/2003, de 18 de julio, de modernización de los archivos judiciales.
Orden vs. Desorden
Soy consciente del volumen de expedientes que maneja un juzgado cualquiera, pero también lo soy de que no son el mejor ejemplo en la protección de datos personales. Y como una imagen vale más que mil palabras, ahí van unas cuantas (lo que muestran no es excepcional, por desgracia).
