El RGPD dispone en su artículo 5 apartado 1 letra e) que los datos personales se conservarán durante no más tiempo del necesario para los fines del tratamiento. No obstante, podrán conservarse durante más tiempo, bajo determinadas circunstancias, si bien los datos se conservarán bloqueados.
Bloqueo de datos
El bloqueo de datos, según el artículo 32 apartado 2 de la LOPDGDD, consiste «en la identificación y reserva de los mismos, adoptando medidas técnicas y organizativas, para impedir su tratamiento, incluyendo su visualización, excepto para la puesta a disposición de los datos a los jueces y tribunales, el Ministerio Fiscal o las Administraciones Públicas competentes, en particular de las autoridades de protección de datos, para la exigencia de posibles responsabilidades derivadas del tratamiento y solo por el plazo de prescripción de las mismas».
El referido artículo dispone que, si la configuración del sistema de información no permite el bloqueo, o se requiere una adaptación que implique un esfuerzo desproporcionado para el responsable del tratamiento, se procederá a un copiado seguro de la información, de forma que «conste evidencia digital, o de otra naturaleza, que permita acreditar la autenticidad de la misma, la fecha del bloqueo y la no manipulación de los datos durante el mismo».
Transcurrido el plazo máximo de conservación de los datos se procederá a su destrucción, mediante su borrado en el caso de tratamiento automatizado o destruyendo el soporte físico si el tratamiento no está automatizado (para más detalle sobre la destrucción segura de información, haga clic aquí).
Para saber más sobre el bloqueo de datos y cómo ejecutarlo hagan clic aquí.
Obligaciones personales
Según lo previsto en el artículo 1.964.2 del Código Civil, en el caso de obligaciones personales que no tengan señalado un plazo de prescripción especial, los datos personales permanecerán bloqueados durante un plazo máximo de 5 años desde que pueda exigirse el cumplimiento de la obligación.
Documentación contable de sociedades y autónomos
Facturas, recibos, albaranes, tickets: En principio, podríamos plantear como plazo de conservación un mínimo de 4 años en atención al plazo de prescripción previsto en el artículo 66 de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria, pero debemos tener cuidado, porque los distintos impuestos tienen una fecha diferente para el inicio del cómputo de plazo de prescripción, además no debemos olvidar diferentes sucesos:
- Interrupciones: Cuando la Administración Tributaria interviene para la revisión de impuestos dentro del plazo de 4 años de prescripción, el cómputo de ese plazo se inicia, de nuevo, por la interrupción de la prescripción. De modo que, tras la interrupción deberán contar 4 años más para la conservación de la documentación.
- Activos: Las facturas de compra de activos amortizables deben conservarse hasta 4 años más desde el último ejercicio en el que se hayan amortizado totalmente. Pongamos un ejemplo para entenderlo mejor: la adquisición de una maquinaría que compramos en noviembre de 2019 y que amortizaremos en 18 años. El plazo de conservación comienza a contarse a partir del año 2037, que es el ejercicio en el cual se termina de amortizarse el bien. No obstante, en aplicación del artículo 30 del Código de Comercio, el plazo de conservación lo extendería dos años más, es decir, a 6 años.
- Bienes de inversión e IVA: Cuando adquieren inmovilizado para su actividad por imputación superior a 3.005,06 € deberán conservar las facturas 9 años si son bienes muebles y 14 años si son inmuebles.
- Pérdidas: Las pérdidas o bases imponibles negativas que hayan sido objeto de liquidación podrán compensarse, sin límite temporal, con las bases imponibles positivas de los periodos impositivos siguientes. Dicho esto, deberán conservar toda la documentación que acredite dichas pérdidas durante 10 años a contar desde el día siguiente a aquel en que finalice el plazo para presentar la declaración correspondiente al periodo impositivo en que se aplique la compensación.
En el caso de sociedades mercantiles, los libros obligatorios (diario, inventario y cuentas anuales y libros de IVA) y los no obligatorios (por ejemplo, el libro mayor) se conservarán durante 6 años.
En el caso de trabajadores por cuenta propia o autónomos son obligatorios, además de los libros de IVA, los libros de facturas emitidas y de facturas recibidas, de ventas o ingresos, de compras o gastos y el de bienes de inversión y si realizan actividades profesionales se añade el libro de provisiones de fondos y suplidos. El plazo de conservación de todos ellos será de 6 años.
Recursos Humanos
La documentación relativa al personal es mucha y variada:
- Contratos de trabajo y anexos.
- Hojas de salarios.
- Libro de visitas.
- Actas de reuniones con el Comité de Empresa.
- Comunicaciones de apertura de centro de trabajo.
- Contratos de puesta a disposición con ETT.
- Expedientes disciplinarios.
- Acuerdos de extinción y documentos de saldo y finiquito
Teniendo en cuenta el plazo de prescripción de las infracciones laborales previsto en el artículo 4.1 del Texto Refundido de la Ley sobre Infracciones y Sancionadores en el Orden Social, aprobado por el Real Decreto Legislativo 5/2000, de 4 de agosto (LISOS), el plazo de conservación se establece en 3 años.
Respecto a la documentación relativa a la Seguridad Social nos encontramos:
- Comunicaciones de alta y baja.
- Documentos de cotización TC1 y TC2.
- Recibos de liquidación de cotizaciones.
- Certificados de situación de cotización.
- Actas de infracción o actas de liquidación:
Según lo establecido en el artículo 4 apartado 2 de la LISOS, las infracciones en materia de Seguridad Social prescriben a los 4 años. No obstante, recomiendo guardar dicha documentación durante un mínimo de 6 años al amparo del artículo 30 del Código de Comercio.
La documentación generada en procesos de selección de personal, a falta de previsiones legales, se conservarán durante un máximo de 2 años.
Prevención de riesgos laborales
Con carácter general, en materia de prevención de riesgos laborales la documentación habitual es la siguiente:
- Concierto con el Servicio de Prevención.
- Planificación de la Actividad Preventiva o Plan de Emergencias.
- Documentación sobre formación de los trabajadores.
- Evaluación de riesgos laborales.
- Relación de accidentes de trabajo.
- Expedientes de accidentes laborales y enfermedades profesionales.
El artículo 4.3 de la LISOS dispone: «En materia de prevención de riesgos laborales, las infracciones prescribirán: al año las leves, a los tres años las graves y a los cinco años las muy graves, contados desde la fecha de la infracción». Podríamos tomar como referencia el plazo de prescripción de 5 años previsto para las infracciones muy graves, si bien optaría por un criterio más conservador y elevaría ese plazo a 6 años en base al artículo 30 del Código de Comercio.
El artículo 22.5 de la Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de Prevención de Riesgos Laborales, relativo a la vigilancia de la salud establece que «en los supuestos en que la naturaleza de los riesgos inherentes al trabajo lo haga necesario, el derecho de los trabajadores a la vigilancia periódica de su estado de salud deberá ser prolongado más allá de la finalización de la relación laboral, en los términos que reglamentariamente se determinen». Reglamentariamente se prevén diferentes supuestos, a saber:
- El artículo 9.3 del Real Decreto 664/1997, de 12 de mayo, sobre la protección de los trabajadores contra los riesgos relacionados con la exposición a agentes biológicos durante el trabajo obliga a conservar la lista de los trabajadores expuestos y sus historiales médicos durante un plazo mínimo de 10 años después de finalizada la exposición, pudiendo ser ampliado este plazo hasta 40 años en caso de exposiciones que pudieran dar lugar a una infección en la que concurran alguna de las circunstancias contempladas en dicho artículo.
- El artículo 9.3 del Real Decreto 665/1997, de 12 de mayo, sobre la protección de los trabajadores contra los riesgos relacionados con la exposición a agentes cancerígenos durante el trabajo dispone que la lista actualizada de los trabajadores encargados de realizar dichas actividades y sus historiales médicos deberán conservarse durante 40 años después de terminada la exposición, remitiéndose la misma a la autoridad laboral en caso de que la empresa cese en su actividad antes de dicho plazo.
- El artículo 18.4 del Real Decreto 396/2006, de 31 de marzo, por el que se establecen las disposiciones mínimas de seguridad y salud aplicables a los trabajos con riesgo de exposición al amianto obliga a que los datos relativos a la evaluación y control ambiental, los datos de exposición de los trabajadores y los datos referidos a la vigilancia sanitaria específica de los trabajadores se conserven durante un mínimo de 40 años después de finalizada la exposición, remitiéndose a la autoridad laboral en caso de que la empresa cese en su actividad antes de dicho plazo.
- El artículo 38.1 del Real Decreto 783/2001, de 6 de julio, por el que se aprueba el Reglamento sobre protección sanitaria contra radiaciones ionizantes obliga a que el historial dosimétrico de los trabajadores expuestos, los documentos correspondientes a la evaluación de dosis y a las medidas de los equipos de vigilancia, y los informes referentes a las circunstancias y medidas adoptadas en los casos de exposición accidental o de emergencia, se archiven por el titular de la práctica, hasta que el trabajador haya o hubiera alcanzado la edad de 75 años, y nunca por un período inferior a 30a años, contados a partir de la fecha de cese del trabajador en aquellas actividades que supusieran su clasificación como trabajador expuesto. Además, el titular de la práctica tendrá que facilitar «esta documentación al Consejo de Seguridad Nuclear y, en función de sus propias competencias, a las Administraciones Públicas, en los supuestos previstos en las Leyes, además de a los Juzgados y Tribunales que la soliciten».
Operaciones sujetas a la ley de prevención de blanqueo de capitales
La Ley 10/2010, de 28 de abril, de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo en su artículo 25 apartado 1 párrafo primero dispone:
«Los sujetos obligados conservarán durante un período de 10 años la documentación en que se formalice el cumplimiento de las obligaciones establecidas en la presente ley, procediendo tras el mismo a su eliminación. Transcurridos 5 años desde la terminación de la relación de negocios o la ejecución de la operación ocasional, la documentación conservada únicamente será accesible por los órganos de control interno del sujeto obligado, con inclusión de las unidades técnicas de prevención, y, en su caso, aquellos encargados de su defensa legal».
Videovigilancia
Los registros de imágenes y sonidos obtenidos mediante sistemas de videovigilancia por entidades diferentes a las de seguridad privada, deben ser destruidas en el plazo máximo de un mes, salvo que guarden relación con la comisión de un delito o infracción administrativa, con una investigación policial en curso o un procedimiento judicial o administrativo, en cuyos casos, deberán conservarse durante el tiempo que sea necesario hasta el esclarecimiento de los hechos, si bien permanecerán bloqueados.
Fines de investigación científica o histórica o fines estadísticos
El RGPD en su artículo 5 apartado 1 letra e) establece que los datos personales podrán conservarse durante períodos más largos, sin precisar un límite, siempre que se traten exclusivamente con fines de archivo en interés público, fines de investigación científica o histórica o fines estadísticos, sin perjuicio de la aplicación de las medidas técnicas y organizativas apropiadas a fin de proteger los derechos y libertades de los interesados.
El artículo 89 del RGPD establece las garantías y excepciones aplicables al tratamiento con fines de archivo en interés público, fines de investigación científica o histórica o fines estadísticos.
Historiales clínicos
La Ley 41/2002, de 14 de noviembre, de autonomía del paciente y derechos y obligaciones en materia de información y documentación clínica establece en su artículo 17 apartado 1 un plazo de 5 años a contar desde la fecha del alta de cada proceso asistencial. No obstante, las distintas CC.AA. pueden establecer otros plazos. Haciendo clic aquí pueden consultar los plazos de conservación por CC.AA.
Cese de actividad y fallecimiento del responsable del tratamiento
El cese del empresario individual o autónomo en el ejercicio de sus actividades no le exime del deber de conservación. Si hubiese fallecido dicha obligación recaerá sobre sus herederos.
En el caso de disolución de sociedades serán sus liquidadores los obligados a cumplir dicho deber.
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Actualización
La AEPD ha resuelto, recientemente, una consulta sobre plazos de conservación de datos personales, que pueden consultar haciendo clic aquí.
