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JAVIER CASAL TAVASCI

Registro de Jornada

A partir del día 12 de mayo de 2019 los empleadores tienen la obligación de llevar un registro diario de jornada, que deberá incluir los horarios concretos de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora. Mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario, previa consulta con los representantes legales de los trabajadores en la empresa, se organizará y documentará este registro de jornada. El cómputo y registro de las interrupciones o pausas entre el inicio y finalización de la jornada diaria que no tengan el carácter de “tiempo de trabajo efectivo” suele ser objeto de esas negociaciones, en tanto que la norma no realiza ninguna previsión al respecto. 

El empleador tiene el deber de conservar dicho registro durante cuatro años y estará en el centro de trabajo a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y, en su caso, de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, que podrá requerir la impresión de los registros correspondientes al periodo que considere, o bien su descarga o su suministro en soporte informático y en formato legible y tratable o bien copia si el registro se llevara mediante medios manuales. 

El registro diario de jornada se aplica a la totalidad de trabajadores, al margen de su categoría profesional, a todos los sectores de actividad y a todas las empresas, cualquiera que sea su tamaño u organización del trabajo, siempre y cuando estén incluidas en el ámbito de aplicación que define el artículo 1 del Estatuto de los Trabajadores, y que incluye a trabajadores “móviles” como los transportistas, comerciales, trabajadores a distancia o cualesquiera otras situaciones en las que la prestación laboral no se desenvuelve en el centro de trabajo de la empresa. 

En el caso de trabajadores contratados a través de Empresas de Trabajo Temporal (ETT) la obligación recae sobre la empresa usuaria durante el tiempo en que éstos presten sus servicios para ella. 

No quedan obligados el personal de alta dirección, mandos intermedios, cargos de confianza o con ejercicio de especiales responsabilidades cuando éstos tengan pactado un régimen de libre disponibilidad del tiempo de trabajo.

Respecto de aquellas otras relaciones de trabajo excluidas del ámbito de aplicación del Estatuto de los Trabajadores, como socios trabajadores de cooperativas, trabajadores autónomos, etc. no existe obligación de cumplimentar el registro diario de jornada. 

No llevar el mencionado registro está tipificado como “infracción grave” y puede ser sancionado con multa, en su grado mínimo, de 626 a 1.250 €, en su grado medio de 1.251 a 3.125 € y en su grado máximo de 3.126 a 6.250 €. Las sanciones se gradúan en atención a la negligencia, intencionalidad del sujeto infractor, fraude o connivencia, incumplimiento de las advertencias previas y requerimientos de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, cifra de negocios de la empresa, número de trabajadores o de beneficiarios afectados en su caso, perjuicio causado y cantidad defraudada.

Lo expuesto es una modificación introducida por el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo, publicado en el Boletín Oficial del Estado de 12 de marzo de 2019, que modifica, entre otras normas, el artículo 34.9 del texto refundido de la Ley del Estatuto de los Trabajadores, aprobado por el Real Decreto Legislativo 2/2015, de 23 de octubre, y el artículo 7.5 del texto refundido de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social, aprobado por el Real Decreto Legislativo 5/2000, de 4 de agosto.

Así pues, a partir del 12 de mayo de 2019, los empleadores tendrán que implantar en sus organizaciones un sistema de control de presencia. Será válido cualquier sistema o medio, en soporte papel o telemático, apto para cumplir el objetivo legal, esto es, proporcionar información fiable, inmodificable y no manipulable a posteriori, ya sea por el empresario o por el propio trabajador. Para ello, la información de la jornada debe documentarse en algún tipo de instrumento escrito o digital, o sistemas mixtos, en su caso, que garanticen la trazabilidad y rastreo fidedigno e invariable de la jornada diaria una vez de registrada.

El sistema puede consistir en un simple folio, con una plantilla en el que se identifica a empleador y empleado, el mes y el año, y en la que el trabajador ha de firmar sus entradas y salidas en horario de mañana y de tarde si la jornada es partida, así como las horas extras realizadas y en el caso de trabajadores a tiempo parcial las complementarias realizadas de forma voluntaria o pactada. Este sistema de control que les relato es válido y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social lo admite, pero es residual y recomendable solo para pequeños negocios con un número limitado de trabajadores. A efectos de conservación nada impide que los folios puedan archivarse en soporte informático mediante el escaneo de los documentos originales. 

En las empresas, con cierto volumen de trabajadores, el sistema de control horario más habitual, hace años, era el tradicional de tarjetas perforadas o “fichas” (de ahí, lo de fichar). Este sistema se sigue empleando, aunque ha caído en desuso tras la llegada de sistemas más modernos, que permiten gestionar el control horario de forma más rápida y eficiente, mediante un software que se encarga de procesar todos los datos e informarnos de los horarios realizados por los trabajadores.

Los nuevos sistemas de control pueden emplear tarjetas de proximidad, códigos o “datos biométricos” como la huella dactilar, el contorno de la mano, el reconocimiento facial o por voz, y en relación a estos últimos son muchos los que nos preguntan: ¿son legales?, ¿el trabajador se puede negar a facilitar su huella digital o facial o su muestra de voz? y ¿el empresario tiene que adoptar medidas especiales de protección?.

El Reglamento General de Protección de Datos en su artículo 4.14 define a los “datos biométricos” como «datos personales obtenidos a partir de un tratamiento técnico específico, relativos a las características físicas, fisiológicas o conductuales de una persona física que permitan o confirmen la identificación única de dicha persona, como imágenes faciales o datos dactiloscópicos». A su vez, en su artículo 9.1 establece la prohibición de «utilizar datos biométricos dirigidos a identificar de manera unívoca a una persona física», exceptuando varios casos, uno de ellos, en el punto b), que permitiría la utilización de dichos datos para la verificación del cumplimiento de un contrato laboral. Por tanto, cabe concluir que los sistemas de control de personal por “datos biométricos” son legales, y así lo acuerda la Sala de lo Contencioso-Administrativo del Tribunal Supremo en su sentencia de 2 de julio de 2007 en el recurso nº 5017/2003

La segunda cuestión que se nos plantea es si el trabajador está obligado a ceder datos personales como su huella dactilar, su voz o permitir que se escanee su rostro, y la respuesta ha de ser comedida, y es que el empleador tiene que justificar la necesidad, proporcionalidad e idoneidad de adoptar el sistema de control por datos biométricos, teniendo en cuenta que los datos personales solicitados serán adecuados, pertinentes y no excesivos en relación al fin para el que se recaba. 

La tercera cuestión es si el empresario, como responsable de los datos biométricos de sus trabajadores, tiene que adoptar medidas especiales de protección, y la respuesta es sí, y más teniendo en cuenta que el RGPD los clasifica como “datos sensibles”.

La realidad es que las empresas que instalan este tipo de sistemas de control por datos biométricos ya tienen un software específico que permite encriptar y proteger los datos mediante un algoritmo de reconocimiento, compuesto por caracteres alfanuméricos que permiten realizar comparaciones entre sí, para sacar un nivel de semejanza entre dos datos biométricos y a partir de un nivel mínimo de semejanza preconfigurado identificar a una persona. A priori, los sistemas de control por datos biométricos son seguros.

En todo caso, frente a la imposición –que no siempre es bien recibida por los trabajadores, o si lo es, lo es a regañadientes– aconsejamos que negocien la implantación del sistema de control de personal por datos biométricos con los trabajadores o con sus representantes legales, asegurándoles que sus datos estarán debidamente protegidos. 

Por otro lado, nada impide que el trabajador, una vez finalizada la relación laboral, pueda pedir al empleador, como responsable del tratamiento, que borre sus datos biométricos, debiendo el empleador acceder a tal petición sin dilación. 

Pueden ampliar la información mediante la lectura del “Criterio Técnico 101/2019 sobre actuación de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social en materia de Registro de Jornada” aprobado por la Dirección del Organismo Estatal de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social y publicado el 10 de junio de 2019.

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