Trasladar un fichero conlleva riesgos de sustracción, pérdida o acceso no autorizado. Para evitarlos o minimizarlos, deben extremar las precauciones y seguir el protocolo establecido por el responsable del tratamiento.
Salida de soportes de las instalaciones
La salida de ficheros (soportes) de las instalaciones donde se custodian deberá estar expresamente autorizada por el responsable del tratamiento o, en su caso, por el delegado de protección de datos. Dicha autorización se realizará mediante la ficha de registro de salida correspondiente, que deberá contener, como mínimo, la siguiente información:
- Tipo y número de soporte (ejemplos: Carpeta-023; USB-003)
- Fecha y hora de la salida del soporte.
- Fichero de procedencia de los datos.
- Fecha de creación.
- Finalidad y destino, identificando al remitente y al responsable de la recepción.
- Medio de envío.
- Precauciones adoptadas para el transporte.
- Persona que autoriza la salida, indicando su carga y puesto.
- Firma del responsable.
Para garantizar la seguridad del traslado, se recomienda introducir el soporte físico en un sobre, cerrarlo y abrirlo únicamente al llegar a destino. Si el envío va destinado a una persona concreta, esta deberá firmar un acuse de recibo, que se entregará al responsable del tratamiento para su posterior archivo. Dicho acuse deberá reflejar la misma información que la ficha de registro de salida.
Entrada de soportes en la organización
Para la entrada de soportes en la organización, se seguirá el mismo procedimiento de registro que para la salida de soportes, dejando constancia en la correspondiente ficha de registro de entrada de los siguientes datos:
- Tipo y número de soporte.
- Fecha y hora de entrada del soporte.
- Identidad del remitente.
- Tipo de información contenida en el soporte.
- Finalidad.
- Modalidad de envío.
- Precauciones adoptadas durante el transporte.
- Persona que recibe el fichero, indicando su carga y puesto.
Conclusión
Con este protocolo sencillo y documentado se cumplen las obligaciones de custodia y se reducen significativamente los riesgos asociados al traslado de ficheros y soportes.
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