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JAVIER CASAL TAVASCI

Bloquear los datos

Cuando terminamos una actividad de tratamiento de datos personales, la información personal debe bloquearse para su custodia y conservación durante los plazos máximos estipulados. 

El bloqueo de datos, según el artículo 32 apartado 2 de la LOPDGDD, consiste «en la identificación y reserva de los mismos, adoptando medidas técnicas y organizativas, para impedir su tratamiento, incluyendo su visualización, excepto para la puesta a disposición de los datos a los jueces y tribunales, el Ministerio Fiscal o las Administraciones Públicas competentes, en particular de las autoridades de protección de datos, para la exigencia de posibles responsabilidades derivadas del tratamiento y solo por el plazo de prescripción de las mismas».

El referido artículo dispone que, si la configuración del sistema de información no permite el bloqueo, o se requiere una adaptación que implique un esfuerzo desproporcionado para el responsable del tratamiento, se procederá a un copiado seguro de la información, de forma que «conste evidencia digital, o de otra naturaleza, que permita acreditar la autenticidad de la misma, la fecha del bloqueo y la no manipulación de los datos durante el mismo».

¿Cómo bloquear los datos?

Si los datos personales se conservan en un soporte físico (papel, por ejemplo) el bloqueo es sencillo: se guardan los soportes en un archivador cerrado con llave para que nadie pueda acceder a ellos hasta que transcurran los plazos máximos de conservación, tras los cuales se destruirá el soporte (si quieren saber más sobre la destrucción segura de la información hagan clic aquí). 

La cuestión se complica un poco más si los datos personales están automatizados, es decir, se tratan a través de sistemas informáticos. Hay programas de gestión de la información que permiten bloquear los datos fácilmente, pero si no disponen de ellos pueden hacer lo siguiente:

Primero, ha de instalar una aplicación para comprimir archivos, por ejemplo, WinRar. El primer paso es localizar la carpeta que queremos bloquear, por ejemplo, «facturas emitidas». Localizada, hacemos clic con el botón derecho del ratón sobre dicha carpeta. Nos detendremos en «Añadir al archivo…» y haremos clic sobre ella. En la pestaña «General» verán una opción que pone «Establecer contraseña». Hacemos clic sobre ella y ponemos una contraseña (para saber más sobre contraseñas robustas hagan clic aquí). 

Para terminar, es bueno agrupar las carpetas con «asuntos cerrados» en una sola carpeta. Concluido el plazo máximo de conservación, borraremos la subcarpeta correspondiente. Para llevar un control de las subcarpetas haremos una lista indicando la fecha del bloqueo y el plazo de conservación. 

Transcurrido el plazo máximo de conservación de los datos se procederá a su destrucción, mediante su borrado en el caso de tratamiento automatizado o destruyendo el soporte físico si el tratamiento no está automatizado.

Fácil, ¿no? Ahora solo tiene que ponerlo en práctica.

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