Un fichero no automatizado se define como:
«Todo conjunto de datos de carácter personal organizado de forma no automatizada y estructurado conforme a criterios específicos relativos a personas físicas, que permitan acceder sin esfuerzos desproporcionados a sus datos personales, ya sea aquél centralizado, descentralizado o repartido de forma funcional o geográfica».
Esta definición está recogida en el artículo 5, apartado 1, letra n) del Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal. Cabe señalar que este Real Decreto no está derogado en su totalidad, sino únicamente en aquellas disposiciones que contradigan, se opongan o sean incompatibles con el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos y por el que se deroga la Directiva 95/46/CE (Reglamento General de Protección de Datos o RGPD) o con la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD).
En palabras sencillas, un «fichero no automatizado» es aquel fichero que gestionamos manualmente, organizado en carpetas y subcarpetas, y almacenamos en archivadores físicos.
Custodia del fichero no automatizado
La seguridad de un fichero no automatizado es sencilla de implementar. Las medidas recomendadas incluyen:
- Almacenamiento seguro: Los ficheros deben custodiarse en armarios archivadores dotados de sistemas de apertura mediante llave o sistema equivalente. Para proteger los ficheros con información confidencial, se recomienda reforzar la seguridad con medidas adicionales, como la instalación de cámaras de videovigilancia. En el entorno donde se instalen las cámaras, no olviden poner el cartel informativo correspondiente.
- Organización eficiente: Se establecerá un sistema de clasificación, por ejemplo, por materias, fechas o nombres. Esto facilita el control y acceso a los documentos.
- Acceso restringido: Solo el responsable del tratamiento y las personas autorizadas por este podrán acceder a los espacios de almacenamiento.
Traslado del fichero no automatizado
Solo las personas autorizadas por el responsable del tratamiento deben manipular los documentos, garantizando un manejo responsable y seguro.
Conclusión
Una gestión adecuada de los ficheros no automatizados requiere la implementación de hábitos de trabajo relativamente sencillos. Con interés y constancia, estas prácticas se convierten en rutinas.
Aunque la digitalización es una tendencia predominante, los sistemas analógicos, como los ficheros no automatizados, pueden ser una alternativa segura y práctica en muchos contextos, siempre que se apliquen las medidas de seguridad adecuadas.
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