Cuando uno se dirige a una persona con cierta formalidad en una comunicación escrita, es costumbre emplear una fórmula de cortesía, por ejemplo: Estimado Señor / Estimada Señora; Muy Señor Mío / Muy Señora Mía; Distinguido Señor / Distinguida Señora; Respetado Señor / Respetada Señora.
Sin embargo, un pronunciamiento reciente del Tribunal de Justicia de la Unión Europea, Sala Primera, Sentencia de 9 de enero de 2025 (Asunto C-394/2023) puede significar el fin de dichas fórmulas en las comunicaciones comerciales.
Antecedentes de hecho
SNCF Connect, la plataforma digital de la compañía ferroviaria francesa SNCF, vende títulos de transporte como billetes de tren, abonos de temporada y tarjetas de descuento, a través de su sitio web y su app. Durante el proceso de compra, los usuarios están obligados a indicar el término de cortesía con que dirigirse a ellos, marcando la indicación «Señor» o «Señora», lo que implicaba una presunción sobre su identidad de género para personalizar las comunicaciones comerciales posteriores.
La asociación francesa Mousse (una organización LGBTI+) presentó una reclamación ante la CNIL (autoridad francesa de protección de datos), argumentando que esta práctica violaba el RGPD. La CNIL desestimó la reclamación, lo que llevó a Mousse a recurrir ante el Conseil d’État, que a su vez elevó varias cuestiones prejudiciales al TJUE
Pronunciamiento del TJUE
El TJUE analizó si el tratamiento de datos personales relativos al término de cortesía y, por extensión, a la identidad de género presumida, podía justificarse bajo el artículo 6, apartado 1, letra b) del RGPD (necesario para la ejecución de un contrato) o la letra f (intereses legítimos del responsable o de un tercero).
Cuando el término de cortesía responde a una identidad de género masculina o femenina puede calificarse de «dato personal», siempre que se refiere a una persona identificada (artículo 4, punto 1, del RGPD). No obstante, el tribunal resuelve que la personalización de una comunicación comercial, basada en una identidad de género que se presume en función del término de cortesía «no parece ni objetivamente indispensable ni esencial para permitir la correcta ejecución del contrato en cuestión».
Para el tribunal una personalización de la comunicación comercial puede limitarse al tratamiento de los nombres y apellidos de los clientes. El término de cortesía con que dirigirse a ellos o su identidad de género es una información que podría no ser estrictamente necesaria en este contexto, en particular a la luz del principio de minimización de datos.
Asimismo, entiende que no puede considerarse necesario para la satisfacción de intereses legítimos perseguidos por el responsable del tratamiento o por un tercero cuando:
- El interés legítimo no se comunicó a los usuarios en el momento de la recogida de datos.
- El tratamiento excede los límites de lo estrictamente necesario para la consecución de ese interés legítimo.
- Los derechos y libertades de los usuarios prevalecen sobre ese interés legítimo, en particular debido a un riesgo de discriminación basada en la identidad de género.
El TJUE enfatiza que, en un contexto comercial, el tratamiento de datos sensibles como la identidad de género debe ser proporcional y no discriminatorio, alineándose con los principios de necesidad y proporcionalidad del RGPD
Conclusión
Si desean emplear fórmulas de cortesía en sus comunicaciones comerciales, de acuerdo con las recomendaciones del TJUE, estas deben ser «genéricas, inclusivas y sin correlación con una presunción de identidad de género de los clientes». Por ejemplo: «Hola [Nombre]» o fórmulas neutrales como «Estimada persona», aunque esta última puede resultar poco natural; en ese caso, es preferible comenzar simplemente con un «Hola».
