Si hay un tratamiento de datos que requiera especial atención es el que se refiere a los datos de salud.
En materia de protección de datos y seguridad de la información, cualquier esfuerzo resulta insuficiente ante la oleada de ciberataques que amenaza al sector.
Ventajas de la digitalización
Aunque la transición a lo digital introduce nuevos riesgos cibernéticos, estos pueden mitigarse con herramientas avanzadas que superan con creces las vulnerabilidades inherentes de los sistemas analógicos, como la exposición física, la falta de trazabilidad, la imposibilidad de recuperación rápida, entre otras bondades.
La digitalización permite un control de acceso preciso y autenticado, algo inalcanzable en los sistemas tradicionales. En entornos no automatizados, el personal no autorizado puede acceder más fácilmente a la información. En contraste, los sistemas digitales implementan verificaciones de usuario mediante identificadores personales, autenticación multifactor y modelos de «zero trust» que certifican a usuarios y dispositivos antes de otorgar acceso, segmentando los datos para minimizar las exposiciones. Esto reduce drásticamente el riesgo de brechas internas, mientras que, en soporte papel, cualquier intrusión física puede pasar desapercibida.
El papel también ocupa un espacio físico que no siempre está disponible, se deteriora con el tiempo y puede destruirse en desastres como inundaciones o incendios (en el año 2004 un incendio destruyó medio millón de historias clínicas del Complejo Hospitalario de Pontevedra, fuente aquí).
Otra ventaja clave es la encriptación y protección de la integridad de los datos. Los sistemas tradicionales carecen de mecanismos para cifrar la información, lo que los hace vulnerables a copias no autorizadas, alteraciones o robos. Nuevas tecnologías como el blockchain añaden trazabilidad inmutable, registrando todas las transacciones sin posibilidad de alteración retroactiva.
La resiliencia ante desastres es otra bondad destacada. Los sistemas tradicionales son propensos a pérdidas irreversibles por desastres como inundaciones o incendios (en el año 2004 un incendio destruyó medio millón de historias clínicas del Complejo Hospitalario de Pontevedra). La digitalización permite realizar copias de seguridad automáticas fuera del sitio (backups offsite), lo que facilita restablecer la actividad con rapidez incluso frente a ciberataques como el ransomware, garantizando así la disponibilidad de los datos.
Desventajas de la digitalización
Aunque la digitalización ofrece numerosas ventajas, también presenta desafíos significativos que no deben subestimarse.
A diferencia de los sistemas no automatizados, donde las brechas son físicas y limitadas, los sistemas digitales pueden comprometer millones de registros en un solo incidente, afectando a la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información. Esos riesgos se mitigan con medidas de seguridad técnicas y organizativas, que requieren inversiones significativas en hardware, software, formación y ciberseguridad, lo que puede ser prohibitivo para clínicas pequeñas.
Otro riesgo son los fallos técnicos, como caídas de sistemas o errores de software, que pueden afectar o interrumpir operaciones críticas, algo menos común en métodos analógicos donde el papel siempre está disponible.
Proceso de digitalización de un centro sanitario
El proceso de digitalización de un centro sanitario implica varias etapas clave, adaptadas a las normativas vigentes, como el Reglamento 2025/327, relativo al Espacio Europeo de Datos de Salud (EHDS), que obliga a fomentar la interoperabilidad y el intercambio seguro de datos sanitarios transfronterizos.
1ª Etapa: Constitución del Comité de Gobierno Clínico
El Comité de Gobierno Clínico (por darle un nombre) estará compuesto por miembros de la dirección del centro, facultativos de distintas áreas asistenciales, el delegado de protección de datos y expertos en ciberseguridad.
Dicho Comité definirá los aspectos a desarrollar en la estrategia de digitalización:
- Definición de los cuadros de mando.
- Flujos de trabajo y objetivos a alcanzar a corto, medio y largo plazo.
- Protocolos para la recolección, acceso y compartición de datos, especificando niveles de autorización, interoperabilidad con otros sistemas, etc.
- Políticas de formación en seguridad digital.
- Métricas de rendimiento y medición del éxito, con auditorías periódicas.
2ª Etapa: Instalación
Incluye la adquisición e instalación de hardware (equipos y dispositivos) y software necesarios para la digitalización.
El esfuerzo económico variará según el tamaño del centro, así, será tanto mayor cuanto mayor sea la dimensión del centro.
3ª Etapa.- Prueba
Completada la instalación, es el momento de comprobar que el sistema funciona correctamente. Los datos empleados en las pruebas para evitar riesgos no serán reales. Se trata de crear un escenario simulado.
Tras la validación, se procederá a la digitalización de las historias clínicas existentes, destruyendo los soportes originales. Como referencia, pueden consultar la Orden de la Consellería de Sanidade de la Xunta de Galicia de 20 de noviembre de 2018 por la que se regula la digitalización de la documentación clínica en soporte papel que forma parte de la historia clínica y la Guía de aplicación de digitalización de documentos del Ministerio de Hacienda.
En la ejecución de conversión garantizará la trazabilidad, autenticidad, integridad y confidencialidad, siguiendo los siguientes pasos:
- Preparación de documentos (retirada de grapas, expurgación, separación de documentos y ordenación).
- Valoración documental para su clasificación por tipo y relevancia.
- Digitalización mediante escáneres de alta resolución.
- Revisión de documentos digitalizados, verificando la corrección del documento electrónico, sus metadatos y la calidad de imagen.
- Firma electrónico de los archivos por parte de la persona responsable del proceso.
- Destrucción del soporte físico (papel).
El papel pasa a un segundo plano. Solo se empleará el papel cuando falle la informática. Recuperado el sistema informático, cualquier documento generado en papel se escaneará y, tras comprobar la digitalización del documento, se destruirá.
4ª Etapa: Formación del equipo humano
Todo el personal con acceso a la información clínica debe saber usar las herramientas digitales, así como conocer las posibilidades que ofrecen.
Asimismo, deberán familiarizarse con los protocolos de seguridad establecidos por el Comité de Gobierno Clínico.
5ª Etapa: Puesta en marcha
Con el sistema probado, protocolos establecidos y personal formado, se activa la operación plena, con un período de monitoreo inicial para resolver incidencias y optimizar procesos, alineado con la consolidación digital.
6ª Etapa: Valoración del paciente
Medir la satisfacción del paciente es esencial para alcanzar la excelencia. A tal efecto, se implementará un formulario (digital, preferentemente), en el que el paciente medirá su grado de satisfacción en diferentes apartados.
7ª Etapa.- Proceso de mejora y actualización constante
El Comité evaluará periódicamente la eficacia del sistema, la facilidad de uso y el cumplimiento de los protocolos establecidos, así como las medidas correctoras de ser necesarias.
Conclusión
La digitalización no es un proceso complejo, si bien exige compromiso por parte de la dirección y el equipo humano. Si no se comprometen, unos y otros, el éxito del proceso se verá comprometido. Además requiere una inversión constante: no solo hay que adquirir hardware y software, hay que mantenerlo y renovarlo periódicamente.
