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JAVIER CASAL TAVASCI

Digitalización de centros sanitarios

Si hay un tratamiento de datos que requiera especial atención es el que se refiere a los datos de salud.

En materia de protección de datos y seguridad de la información, cualquier esfuerzo es poco con la situación actual de ciberataques. Los centros sanitarios son carne de cañón, sobre todo las pequeñas clínicas y consultas de profesionales, pues se saben más vulnerables.   

En un artículo anterior, que enlazo aquí, les hablé del deber de custodia de las historias clínicas y en otro artículo, que dejo enlazado aquí, les muestro un ejemplo de protocolo de uso, acceso y custodia de historias clínicas. Hoy les voy a hablar de la implantación del Registro Médico Electrónico.

La adopción del Registro Médico Electrónico (también llamado Historia Clínica Electrónica) exige un esfuerzo, pero las ventajas que ofrece frente al sistema tradicional de ficheros en papel es evidente. El papel ocupa un espacio físico, que no siempre está disponible, se deteriora con el transcurso de los años y se puede destruir en inundaciones o incendios (en el año 2004 un incendio destruyó medio millón de historias clínicas del Complejo Hospitalario de Pontevedra, fuente aquí).

Las ventajas del sistema del Registro Médico Electrónico son múltiples: ahorro de espacio, los registros se pueden duplicar fácilmente, permite el acceso a los historiales registrados desde distintos puntos de acceso y al mismo tiempo, etc. 

La aplicación de las nuevas tecnologías en el sector sanitario minimiza los riesgos. Pongamos por caso que un médico receta a un paciente un determinado medicamento, las nuevas tecnologías (software) pueden alertar, rápidamente, que el paciente es alérgico a ese fármaco, y lo mismo si la combinación de ese medicamento con otros, que ya toma el paciente, puede ser perjudicial para él. Con el sistema tradicional esos riesgos no se minimizan.

Imaginemos, ahora, que en el carro de medicación –por descuido– se desordenan los medicamentos y la enfermera se equivoca al entregarlos al paciente. Ese riesgo también se puede minimizar con el uso de las nuevas tecnologías. Cada vaso lleva un código de barras y cada paciente porta una pulsera con el mismo código de barras. Un lector corrige cualquier error, que se pueda producir en el reparto de los fármacos, indicando la dosis exacta del fármaco y la hora indicada para administrarlo.

Cualquier centro sanitario que se precie tiene por objetivos: ofrecer un servicio óptimo al paciente, mejorar el rendimiento y la sostenibilidad financiera y crear una fuerza laboral sostenible. Para lograr los objetivos, una de las formas pasa por optimizar los entornos de trabajo mediante la digitalización. La información digitalizada simplifica el acceso y el uso de la información, incrementa la satisfacción de los facultativos al reducir los márgenes de error en la atención dispensada, aumenta la seguridad del diagnóstico…

Digitalización de un centro sanitario

El proceso de digitalización de un centro sanitario cualquiera comporta varias etapas:

1ª Etapa.- Instalación 

Comprende la instalación de los equipos y dispositivos (hardware) y programas (software) necesarios para lograr la digitalización. 

Dicha instalación implica un esfuerzo económico, que será tanto mayor cuanto mayor sea la dimensión del centro.   

2ª Etapa.- Prueba

Completada la instalación es el momento de comprobar que el sistema funciona correctamente.

Los datos empleados en las pruebas no serán reales. Se trata de crear un escenario simulado.

Se establecerán las pautas para la digitalización de los documentos, por ejemplo: El nivel de resolución mínimo será de 200 píxeles por pulgada. En caso de contener imágenes el nivel se elevará a 300 ppp, salvo que el documento aconseje una resolución especial. La digitalización se realizará con la mínima profundidad de color necesaria. La imagen electrónica será fiel al documento original, para lo cual respetará la geometría de dicho documento en tamaños y proporciones y no contendrá caracteres o gráficos que no figurasen en el documento. El formato será PDF.

A modo de ejemplo, haciendo clic aquí pueden consultar la Guía de aplicación de digitalización de documentos del Ministerio de Hacienda.

3ª.- Etapa.- Constitución del Comité de Gobierno Clínico

El Comité de Gobierno Clínico estará formado por facultativos de las diferentes áreas de asistencia con el acompañamiento y asistencia del Delegado de Protección de Datos.

Dicho Comité definirá todos los aspectos a desarrollar en la estrategia de digitalización:

  • Definición de los cuadros de mando.
  • Establecerá el flujo de trabajo y los objetivos a alcanzar. 
  • Creará los protocolos necesarios para la recolección de datos, señalará los puntos de acceso, la información que se puede compartir, etc.
  • Dispondrá la política de formación en seguridad.
  • Creará un sistema de medición del nivel de éxito de los cambios.

4ª Etapa.- Formación del equipo humano

Todo el personal con acceso a la información clínica debe saber usar las herramientas digitales, así como conocer las posibilidades que ofrecen.

Asimismo, deberán familiarizarse con los protocolos establecidos por el Comité de Gobierno Clínico.

La Dirección del centro debe entender que el tiempo empleado en formación no es tiempo perdido. Una cadena es tan fuerte como su eslabón más débil.

5ª Etapa.- Puesta en marcha

Comprobada la eficacia del sistema y de los protocolos establecidos y formado el personal ha llegado el momento de poner la maquinaria en marcha.

Se digitalizarán todas las historias clínicas existentes y se destruirán los soportes originales.

El papel pasa a un segundo plano. Solo se empleará el papel cuando falle la informática. Recuperado el sistema informático, cualquier documento generado en papel se escanea y, tras comprobar la digitalización del documento, se destruye. 

6ª Etapa.- Valoración del paciente

Medir la satisfacción del paciente como usuario es trascendental para alcanzar la excelencia.

Se creará un formulario en el que el paciente medirá su grado de satisfacción en diferentes apartados, que podrá remitir por correo electrónico o presentar presencialmente en el buzón habilitado al efecto en las instalaciones del centro. La idea es facilitarle –al máximo– que pueda expresar su opinión y/o valoración sobre el sistema de acceso y digitalización de su historia clínica.

7ª Etapa.- Proceso de mejora y actualización constante

El Comité de Gobierno Clínico evaluará, de forma periódica, la eficacia del sistema, la facilidad de uso y el cumplimiento de los protocolos establecidos, así como las medidas correctoras de ser necesarias.

La digitalización no es un proceso complejo, si bien exige compromiso por parte de la Dirección de la empresa y el equipo humano. Si no se comprometen, unos y otros, lo que se verá comprometido es el éxito del proceso de digitalización. 

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