Todavía hoy sigo viendo contratos en PDF firmados con la imagen de un garabato. Por favor, firmen sus documentos con firma electrónica, que tiene la misma validez jurídica que la firma manuscrita, pero al contrario de esta, es más segura. De hecho, el Reglamento eIDAS establece que la firma electrónica cualificada (QES) equivale legalmente a la manuscrita.
La firma electrónica incorpora sistemas criptográficos avanzados que garantizan la confidencialidad, integridad y no repudio de los documentos electrónicos.
Las ventajas de la firma electrónica son múltiples:
1ª.- Integridad
La firma electrónica garantiza la integridad del documento firmado, asegurando que el destinatario reciba el contenido original sin alteraciones ni modificaciones, gracias a algoritmos hash y sellos temporales que detectan cualquier cambio post-firma.
2ª.- Autenticidad
La firma electrónica verifica que el firmante es realmente esa persona o entidad, previniendo suplantaciones de identidad, fraudes y engaños. Es crucial no compartir el certificado digital con nadie, salvo en casos de extrema confianza, y utilizar proveedores certificados para mantener la cadena de confianza.
3ª.- Ahorro de costes
Con documentos electrónicos, se eliminan gastos tangibles como papel, impresión, sobres y envíos postales. Adicionalmente, ofrece beneficios ambientales.
4ª.- Copias de seguridad
Los documentos en PDF firmados electrónicamente son fáciles de leer, archivar y duplicar para backups seguros.
¿Cómo firmar un documento con firma electrónica?
Para firmar un documento con firma electrónica, se requiere un DNI electrónico (Cl@ve Permanente o similar) o un certificado digital emitido por autoridades certificadas como la FNMT-RCM.
Existen dos opciones para firmar documentos electrónicamente:
a) Descargar la aplicación AutoFirma en su dispositivo
La aplicación AutoFirma permite firmar los documentos desde el ordenador sin necesidad de estar conectados a Internet.
Se trata de una herramienta creada por la Administración Pública que infunde confianza. Es gratuita, segura y compatible con múltiples formatos.
Haciendo clic aquí pueden descargar Autofirma, siguiendo unos sencillos pasos. Para dispositivos móviles, busquen «Autofirma App» en Google Play o App Store, que soporta firmas en trámites web y PDFs locales.
b) Firmar directamente en Internet
Para firmar documentos online, como solicitudes o formularios, utilicen el servicio ofrecido por VALIDe (Validación online de certificados y firmas electrónicas).
Otras soluciones válidas son las ofrecidas por Viafirma, Docusing o Hellosign.
Conclusión
La firma electrónica aporta seguridad jurídica y representa el primer paso esencial hacia la digitalización de su negocio, transmitiendo confianza, seguridad y profesionalidad. Además, es gratis.
