Les contaré un caso reciente de un profesional del sector sanitario. Es un caso real.
El cliente –médico de profesión– me plantea que quiere jubilarse, pero no sabe qué hacer con las «fichas médicas» (así es como él denominaba a las historias clínicas de sus pacientes).
Su consulta fue: cierro la consulta por jubilación y no sé qué hacer con las fichas de los pacientes, ¿puedo destruirlas?.
Lo primero que hice fue razonar con él que, aunque solo fuera por un criterio de prudencia, no podía destruir a la ligera los historiales clínicos de sus pacientes, toda vez que las dolencias de estos no iban a desaparecer con su jubilación e igual algún paciente precisaría, en un futuro, completar su historia clínica con sus «fichas».
Sin perjuicio del razonamiento lógico, me veo en la obligación de explicarle al cliente la Ley 41/2002, de 14 de noviembre, básica reguladora de la autonomía del paciente y de derechos y obligaciones en materia de información y documentación clínica, en concreto, su artículo 17 apartado 5 que dispone: «Los profesionales sanitarios que desarrollen su actividad de manera individual son responsables de la gestión y de la custodia de la documentación asistencial que generen». El mismo artículo dispone en su apartado 1 que: «Los centros sanitarios tienen la obligación de conservar la documentación clínica en condiciones que garanticen su correcto mantenimiento y seguridad, aunque no necesariamente en el soporte original, para la debida asistencia al paciente durante el tiempo adecuado a cada caso y, como mínimo, cinco años contados desde la fecha del alta de cada proceso asistencial».
La norma estatal debe complementarse con la normativa autonómica. En este caso, la Ley 3/2001, de 28 de mayo, reguladora del consentimiento informado y de la historia clínica de los pacientes de la Comunidad Autónoma de Galicia, pues la consulta médica estaba en Galicia.
La Ley gallega se aplica «a todo tipo de asistencia sanitaria que se preste en la Comunidad Autónoma de Galicia en los centros y establecimientos sanitarios públicos o privados, sean o no concertados con el Servicio Gallego de Salud». No hizo falta explicarle al cliente que su consulta privada encajaba en el concepto de «establecimiento sanitario privado no concertado con el Servicio Gallego de Salud» y que, por tanto, estaba sujeto a las disposiciones de dicha ley.
Habiendo captado la atención del cliente, le advierto que el artículo 20 apartado 2 de la Ley 3/2001 establece que: «Se conservará indefinidamente la siguiente información: Informes de alta; Hojas de consentimiento informado; Hojas de alta voluntaria; Informes quirúrgicos y/o registro de parto; Informes de anestesia; Informes de exploraciones complementarias; Informes de necropsia; Hoja de evolución y de planificación de cuidados de enfermería; Otros informes: cualquier otra información que se considere relevante a efectos asistenciales, preventivos, epidemiológicos o de investigación y la información de aquellas historias clínicas cuya conservación sea procedente por razones judiciales» y termino con el apartado siguiente que dice: «El resto de la información se conservará, como mínimo, hasta que transcurran cinco años desde la última asistencia prestada al paciente o desde su fallecimiento». En la clínica del cliente se realizaba intervenciones quirúrgicas, a las que se asociaban cuidados de enfermería.
De modo que, en caso de cese en el ejercicio de la profesión subsiste un deber de conservación, que se extenderá a los plazos legalmente previstos en la normativa de aplicación, subsistiendo ese deber en beneficio de la atención sanitaria del paciente.
Vista la cantidad de documentación acumulada durante años de ejercicio profesional y que tiene la obligación legal de conservar ciertos historiales clínicos indefinidamente, veo que el cliente empieza a ponerse nervioso. Normal ante su visión de querer destruirlo todo y olvidarse de la consulta para siempre. Le explico los pasos que vamos a seguir para cumplir la ley.
Lo primero, le propongo digitalizar toda la documentación y luego destruir, de forma segura, las fichas originales. ¿Por qué deshacernos del papel?. Porque su custodia conlleva mayores riesgos (deterioro y destrucción por el paso del tiempo y los riesgos añadidos por inundaciones, incendios, etc.) y, además, ocupa espacio.
Para digitalizar los documentos, antes hay que ordenarlos y clasificarlos y, como no podía ser de otra manera, le recomendamos a uno de nuestros asociados, con quien suscribe un contrato de encargo de tratamiento.
Se digitalizaron todas las «fichas», se revisaron las copias digitalizadas y se destruyeron los soportes originales mediante una destructora con nivel de seguridad alto, entregando al cliente el pertinente certificado.
Estando todos los historiales clínicos en soporte digital y ordenados alfabéticamente para facilitar el acceso a los mismos, se presentan dos formas de custodia: en discos duros externos (dos para mayor seguridad) o en un disco duro externo y en la nube (el inconveniente de esta opción es el coste por mantenimiento del servicio en la nube).
Todas las historias clínicas de los pacientes, guardadas en formato digital, quedaron bajo custodia del responsable del tratamiento (el cliente), por si algún paciente decide ejercer sus derechos. A tal fin, se le redactó al cliente un modelo de carta, para que se la hiciera llegar a todos sus pacientes, en la que les anunciaba el cese de actividad por jubilación y en la que se les informaba de la política de protección de datos a seguir con los historiales clínicos custodiados.
La Agencia Española de Protección de Datos en su informe jurídico nº 496/2007 dejó claro que «en caso de cesación en el ejercicio de la profesión, subsistirá un deber de conservación que se extenderá a los plazos legalmente previstos». Añade, además, que este deber subsiste «en caso de fallecimiento del facultativo, subrogándose los herederos en las obligaciones de conservación por aplicación de lo dispuesto en el artículo 661 del Código Civil». Algunos Colegios profesionales, que se cuentan con los dedos de una mano, pues son pocos, se convierten en custodios, pero no fue el caso del cliente.
En resumen, el profesional sanitario que se jubila, o deja de ejercer la actividad profesional, o sus herederos legales en caso de fallecimiento, seguirá siendo responsable del fichero de historias clínicas, debiendo conservarlas y custodiarlas en condiciones que garanticen su integridad, disponibilidad y seguridad durante los plazos legales de conservación.
