Si son médicos y tienen una consulta privada llegará el día que quieran y puedan jubilarse. También cabe la posibilidad de que no puedan conseguir con actividad profesional, por ejemplo, por una situación de incapacidad laboral. Llegado uno u otro caso, se plantearán qué hacer con las historias clínicas de sus pacientes. En este artículo, les facilitaré una serie de recomendaciones:
La Ley 41/2002, de 14 de noviembre, básica reguladora de la autonomía del paciente y de derechos y obligaciones en materia de información y documentación clínica, en concreto, su artículo 17, apartado 5, establece que «los profesionales sanitarios que desarrollen su actividad de manera individual son responsables de la gestión y de la custodia de la documentación asistencial que generen». El mismo artículo dispone en su apartado 1 que «los centros sanitarios tienen la obligación de conservar la documentación clínica en condiciones que garanticen su correcto mantenimiento y seguridad, aunque no necesariamente en el soporte original, para la debida asistencia al paciente durante el tiempo adecuado a cada caso y, como mínimo, cinco años contados desde la fecha del alta de cada proceso asistencial».
En todo caso, según la ubicación de la consulta, clínica o establecimiento sanitario, será necesario consultar la normativa específica de la comunidad autónoma correspondiente.
Digitalización y copias de seguridad
Si las historias clínicas se conservan en papel, lo más recomendable es digitalizarlas y destruir los documentos original de forma segura.
¿Por qué deshacernos del papel? Porque ocupa espacio y su conservación conlleva riesgos: como el deterioro con el paso del tiempo y posibles daños por humedades, incendios y otros siniestros.
Para digitalizar los documentos, antes hay que ordenarlos y clasificarlos. Si el volumen es muy elevado conviene acudir a los servicios de una empresa especializada, con quien se suscribirá un contrato como encargado del tratamiento.
Una vez digitalizada la documentación, se revisarán los ficheros para comprobar que todo está correcto. Posteriormente, se procederá a destruir los documentos originales siguiendo un proceso seguro (haciendo clic aquí les detallo cómo proceder).
Para concluir, hemos de planificar la custodia de los historiales clínicos digitalizados. Se propone guardar una primera copia en un memoria externa o NAS y una segunda copia de respaldo en la nube.
Conclusión
La AEPD, en su Informe Jurídico nº 496/2007, deja claro que «en caso de cesación en el ejercicio de la profesión subsistirá un deber de conservación que se extenderá a los plazos legalmente previstos», añadiendo que el deber de conservación subsiste «en caso de fallecimiento del facultativo, subrogándose los herederos en las obligaciones de conservación por aplicación de lo dispuesto en el artículo 661 del Código Civil».
Por tanto, el profesional sanitario que cese en su actividad –o sus herederos en caso de fallecimiento– seguirá siendo responsable del fichero de historiales clínicos, debiendo conservarlo y custodiarlo en condiciones que garanticen la integridad, disponibilidad y seguridad durante los plazos legales de conservación.
Finalmente, cabe recordar que la primera copia de la historia clínica debe entregarse gratuitamente al interesado (STJUE Asunto C-307/22). En el caso de segundas o posteriores copias, el responsable del tratamiento podrá repercutir al solicitud el coste administrativo correspondiente.
Para más información, la AEPD ha elaborado una Guía para profesionales del sector sanitario, cuyo lectura les recomiendo.
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