Si son médicos y tienen una consulta privada llegará el día que quieran y puedan jubilarse. También cabe la posibilidad de que no puedan seguir ejerciendo, por ejemplo, porque sufran una incapacidad laboral. Llegado el caso se plantearán qué hacer con las historias clínicos de sus pacientes. Pues bien, en este artículo, voy a darles una serie de pautas o recomendaciones:
La Ley 41/2002, de 14 de noviembre, básica reguladora de la autonomía del paciente y de derechos y obligaciones en materia de información y documentación clínica, en concreto, su artículo 17 apartado 5 establece que «los profesionales sanitarios que desarrollen su actividad de manera individual son responsables de la gestión y de la custodia de la documentación asistencial que generen». El mismo artículo dispone en su apartado 1 que «los centros sanitarios tienen la obligación de conservar la documentación clínica en condiciones que garanticen su correcto mantenimiento y seguridad, aunque no necesariamente en el soporte original, para la debida asistencia al paciente durante el tiempo adecuado a cada caso y, como mínimo, cinco años contados desde la fecha del alta de cada proceso asistencial».
En función de donde esté ubicada la consulta, clínica o establecimiento sanitario debemos consultar la normativa de la correspondiente comunidad autónoma.
Por ejemplo, si el establecimiento sanitario está en Galicia debemos consultar la Ley 3/2001, de 28 de mayo, reguladora del consentimiento informado y de la historia clínica de los pacientes de la Comunidad Autónoma de Galicia. En su artículo 20 apartado 2 establece que «se conservará indefinidamente la siguiente información:
- Informes de alta.
- Hojas de consentimiento informado.
- Hojas de alta voluntaria.
- Informes quirúrgicos y/o registro de parto.
- Informes de anestesia.
- Informes de exploraciones complementarias.
- Informes de necropsia.
- Hoja de evolución y de planificación de cuidados de enfermería.
- Otros informes: cualquier otra información que se considere relevante a efectos asistenciales, preventivos, epidemiológicos o de investigación y la información de aquellas historias clínicas cuya conservación sea procedente por razones judiciales.
El apartado 3 del citado artículo añade: «El resto de la información se conservará, como mínimo, hasta que transcurran cinco años desde la última asistencia prestada al paciente o desde su fallecimiento».
Digitalización y copias de seguridad
Si las historias clínicas están en papel, la recomendación es digitalizarlas y destruir el soporte original de forma segura.
¿Por qué deshacernos del papel?. Porque ocupan mucho espacio y su custodia conlleva ciertos riesgos, como el deterioro y la destrucción por el transcurso del tiempo y riesgos añadidos por inundaciones, incendios, etc.
Para digitalizar los documentos, antes hay que ordenarlos y clasificarlos. Si el volumen es muy elevado lo recomendable es acudir a los servicios de una empresa especializada, con quien se suscribirá un contrato como encargado del tratamiento.
Digitalizada toda la documentación, se revisarán todos los ficheros, a fin de comprobar que todo está correcto. Acto seguido, se destruirán los soportes originales de forma segura (haciendo clic aquí les detallo cómo es el procedimiento).
Para concluir, hemos de planificar la custodia de los historiales clínicos digitalizados. Se proponen dos opciones:
- Disco duro externo y en la nube (el inconveniente de esta opción es el coste por mantenimiento del servicio en la nube).
- Discos duros externos. Dos para mayor seguridad. Pensemos que son soportes físicos que pueden deteriorarse y/o destruirse.
Conclusión
La Agencia Española de Protección de Datos en su informe jurídico nº 496/2007 deja claro que «en caso de cesación en el ejercicio de la profesión, subsistirá un deber de conservación que se extenderá a los plazos legalmente previstos», añadiendo que el deber de conservación subsiste «en caso de fallecimiento del facultativo, subrogándose los herederos en las obligaciones de conservación por aplicación de lo dispuesto en el artículo 661 del Código Civil».
De modo que, el profesional sanitario que deja de ejercer la actividad, o sus herederos en caso de fallecimiento, seguirán siendo responsables del fichero de historiales clínicos, debiendo conservarlo y custodiarlo en condiciones que garanticen la integridad, disponibilidad y seguridad, durante los plazos legales de conservación.
Por último, recordarles que la primera copia de la historia clínica se ofrecerá al interesado de forma gratuita (STJUE Asunto C-307/22). Si se trata de segundas y ulteriores copias, el responsable del tratamiento podrá reclamar al interesado el coste administrativo.
Más información
La AEPD ha elaborado una Guía para profesionales del sector sanitario, cuyo lectura les recomiendo.
Plazos de conservación de las historias clínicas por Comunidades Autónomas
