La cultura japonesa es admirable por sus valores, su disciplina y la búsqueda de la perfección.
El método más empleado por los japoneses en la gestión y administración de un puesto de trabajo es el Método de las 5 Eses, también conocido como Método Toyota, que implantaron Sakichi Toyoda y Kiichiro Toyoda, con ayuda del ingeniero Taiichi Ohno, en las fábricas de automoción de la compañía Toyota, como alternativa a la cadena de montaje de Henry Ford, en los años 50 y 60 del siglo pasado.
El principal objetivo de este método es construir una cultura de empresa basada en la mejora continua, que permita aumentar la productividad, la calidad y la competitividad, al tiempo que mejora las condiciones laborales, la seguridad, la eficacia y la motivación del personal mediante el orden, la limpieza y la organización.
El nombre del método proviene de las primeras letras de las palabras japonesas que conforman los cinco puntos a seguir para lograr los referidos objetivos, a saber:
- SEIRI (CLASIFICACIÓN): Consiste en separar aquellas herramientas y materiales necesarios de los innecesarios, descartando estos últimos para conseguir mayor espacio de trabajo. Las cosas se ordenarán según criterios de seguridad, calidad y eficacia.
- SEITON (ORDEN): Se trata de organizar el espacio de trabajo de manera eficaz, ubicando los elementos necesarios de manera que sea fácil y rápido encontrarlos, utilizarlos y reponerlos, o sea, un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar.
- SEISO (LIMPIEZA): Implica no solo limpiar el área de trabajo, sino eliminar las fuentes de suciedad y mantener un entorno impecable. Una vez limpio, es importante recalcar la necesidad de no ensuciar más de lo debido.
- SEIKETSU (ESTANDARIZACIÓN): Involucra la creación de directrices, protocolos y controles visuales (como checklist) para mantener el lugar de trabajo limpio, organizado y ordenado. Sin estos estándares, probablemente se vuelvan a acumular elementos innecesarios en el puesto de trabajo con la consecuente desorganización.
- SHITSUKE (DISCIPLINA): El objetivo es trabajar permanentemente según los protocolos establecidas, verificando el cumplimiento del método a través de auditorías de auditorías periódicas. Si esta etapa se aplica sin el rigor necesario, el método pierde su eficacia a largo plazo.
Con el tiempo se añaden cuatro S:
- SHIKARI (CONSTANCIA): Implica perseverancia y firmeza en una línea de acción para lograr los objetivos marcados.
- SHITSUKOKU (COMPROMISO): Conlleva cumplir con lo pactado. Cuando se empeña la palabra se hace todo el esfuerzo por cumplirla.
- SEISHOO (COORDINACIÓN): Para alcanzar los objetivos se requiere unidad de propósito y armonía en el ritmo.
- SEIDO (SINCRONIZACIÓN): Para mantener el ritmo en el trabajo debe existir un plan de trabajo y normas específicas que indiquen lo que cada persona debe realizar.
A través del método explicado se consigue un ambiente de trabajo eficiente, seguro y confortable y numerosos beneficios:
- Mejora las condiciones de trabajo, reduciendo el estrés y fomentando el bienestar.
- Aumentan los niveles de seguridad y disminuyen los accidentes de trabajo.
- Mejora la calidad de los productos y/o servicios, minimizando defectos y errores.
- Reduce las pérdidas de tiempo y acorta los tiempos de respuesta, optimizando flujos de trabajo.
- Genera mayor compromiso, responsabilidad, cooperación y trabajo en equipo.
- Mejora la imagen de la empresa u organización, atrayendo talento y clientes.
- Mayor productividad.
Este método es perfectamente trasladable al ámbito de la protección de datos y la ciberseguridad. Por ejemplo, se puede aplicar para clasificar y ordenar datos sensibles (Seiri y Seiton), limpiar sistemas de información obsoleta (Seiso), estandarizar protocolos de compliance (Seiketsu) y sostener prácticas éticas mediante auditorías regulares (Shitsuke).
A continuación, se muestra un ejemplo del antes y el después en una oficina cualquiera tras aplicarse el Método de las 5 Eses.
