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JAVIER CASAL TAVASCI

Método Toyota o de las 5 Eses

La cultura japonesa es admirable por sus valores, su disciplina y la búsqueda de la perfección. 

El método más empleado por los japoneses en la gestión y administración de un puesto de trabajo es el Método de las 5 Eses, también conocido como Método Toyota, que implantaron Sakichi Toyoda y Kiichiro Toyoda, con ayuda del ingeniero Taiichi Ohno, en las fábricas de automoción de la compañía Toyota, como alternativa a la cadena de montaje de Henry Ford, en los años 50 y 60 del siglo pasado.

El principal objetivo del referido método es construir una cultura de empresa de mejora continua, que permita aumentar la productividad, calidad y competitividad, mejorando las condiciones laborales, la seguridad, la eficacia y la motivación del personal mediante el orden, la limpieza y la organización. 

El nombre del método proviene de las primeras letras de las palabras japonesas que conforman los cinco puntos a seguir para lograr los referidos objetivos, a saber:

  1. SEIRI (CLASIFICACIÓN): Consiste en separar aquellas herramientas y materiales necesarios de aquellos innecesarios y en descartar estos últimos para conseguir mayor espacio de trabajo. Las cosas se ordenarán según criterios de seguridad, calidad y eficacia.
  2. SEITON (ORDEN): Se trata de organizar el espacio de trabajo de forma eficaz, situando los elementos necesarios de manera que sea fácil y rápido encontrarlos, utilizarlos y reponerlos, o sea, un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar.
  3. SEISO (LIMPIEZA): Implica la eliminación de las fuentes de suciedad. Una vez limpio el espacio de trabajo es importante recalcar la necesidad de no ensuciar más de lo debido
  4. SEIKETSU (ESTANDARIZACIÓN): Implica la creación de directrices y controles visuales para que el lugar de trabajo se mantenga limpio, organizado y ordenado. Si no existen dichos protocolos, posiblemente se vuelvan a acumular elementos innecesarios en el puesto de trabajo con la consecuente desorganización. 
  5. SHITSUKE (DISCIPLINA): El objetivo es trabajar permanentemente según los protocolos o reglas establecidas, comprobando el seguimiento del método a través de auditorías de control. Si esta etapa se aplica sin el rigor necesario, el método pierde su eficacia. 

Con el tiempo se añaden cuatro S:

  1. SHIKARI (CONSTANCIA): Implica perseverancia y firmeza en una línea de acción para lograr los objetivos marcados.
  2. SHITSUKOKU (COMPROMISO): Conlleva cumplir con lo pactado. Cuando se empeña la palabra se hace todo el esfuerzo por cumplirla.
  3. SEISHOO (COORDINACIÓN): Para alcanzar los objetivos se requiere unidad de propósito y armonía en el ritmo.
  4. SEIDO (SINCRONIZACIÓN): Para mantener el ritmo en el trabajo debe existir un plan de trabajo y normas específicas que indiquen lo que cada persona debe realizar. 

A través del método explicado se consigue un ambiente de trabajo eficiente, seguro y confortable y numerosos beneficios: 

  • Mejora las condiciones de trabajo.
  • Aumentan los niveles de seguridad y disminuyen los accidentes de trabajo. 
  • Mejora la calidad de los productos y/o servicios.
  • Reduce las pérdidas de tiempo y acorta los tiempos de respuesta. 
  • Genera mayor compromiso, responsabilidad, cooperación y trabajo en equipo.
  • Mejora la imagen de la empresa u organización.
  • Mayor productividad. 

El Método Toyota o de las 5 Eses es perfectamente trasladable al ámbito de la protección de datos, solo es cuestión de ponerlo en marcha y obtener resultados.

Ejemplo del antes y el después en una oficina cualquiera tras aplicarse el Método Toyota 

Fuente de las imágenes: Boyoun Chae and Rui Zhu

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