La Ley 11/2023, de 8 de mayo, por la que se trasponen determinadas Directivas de la Unión Europea incluye la digitalización de las actuaciones notariales y registrales. Con este objetivo, se modifica la Ley Hipotecaria y la Ley del Notariado.
Protocolo electrónico notarial
Se modifica el artículo 17 de la Ley del Notariado con el objetivo de regular el «protocolo electrónico» o «libro registro de operaciones electrónico» que recogerá las matrices de los instrumentos públicos, o sea, los documentos intervenidos por el notario como escrituras, testamentos, actas, pólizas, poderes, testimonios, etc. quedando constancia de su traslado informático en la matriz en papel.
Los instrumentos incorporados al protocolo electrónico se considerarán originales o matrices y en caso de contradicción entre el contenido de la matriz en papel y el protocolo electrónico prevalecerá siempre el contenido de aquella sobre el de este.
El protocolo electrónico se custodiará por el notario que esté a cargo de su conservación mediante su depósito electrónico en el Consejo General del Notariado. Dicho depósito se efectuará encriptando su contenido, pudiendo acceder al mismo, únicamente, el notario custodio del protocolo. El Consejo General del Notariado formará un índice único informatizado con los índices informatizados que los notarios deberán remitir a sus respectivos Colegios Notariales.
Corresponde al Consejo General del Notariado la adopción de las medidas técnicas que garanticen la integridad, la indemnidad y no manipulación del protocolo electrónico. Las medidas propuestas serán comunicadas a la Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Pública que, en su caso, podrá ordenar su modificación o adaptación de considerarlas inadecuadas.
A los efectos de colaboración del notario y de su organización corporativa con las Administraciones públicas, los notarios están obligados a llevar índices informatizados y, en su caso, en soporte papel de los documentos protocolizados e intervenidos. Reglamentariamente se determinará el contenido de dichos índices, pudiéndose delegar en el Consejo General del Notariado la adición de nuevos datos, así como la concreción de sus características técnicas de elaboración, remisión y conservación.
Comparecencia telemática
El nuevo artículo 17 ter de la Ley del Notariado permite a los notarios otorgar y autorizar una serie de actos o negocios jurídicos, mediante el uso de videoconferencia y firma electrónica cualificada, como:
- Pólizas mercantiles.
- Constitución de sociedades, nombramientos y apoderamientos mercantiles.
- Poderes de representación procesal, para la actuación ante las Administraciones públicas, así como los electorales y los poderes para actos concretos, con la excepción de poderes generales o preventivos.
- Revocación de poderes, excepto los generales o preventivos.
- Cartas de pago y cancelación de garantías.
- Actas de junta general y las de referencia en sentido estricto.
- Testimonios de legitimación de firmas.
- Testamentos en situación de epidemia declarada mientras dure la obligación de confinamiento.
- Declaraciones de obra nueva sin extinción de condominio, ni adjudicación de propiedad, y la división de la propiedad horizontal.
- Conciliación, salvo que el notario considere conveniente la presencia física para el buen fin del expediente.
- Actos y negocios jurídicos para los que se establezca reglamentariamente.
Habilitar la intervención telemática notarial, evitando la presencia física, es un avance que contribuye a la agilidad del servicio y el ahorro de costes. Honestamente, ya estaban tardando.
La intervención telemática se extiende, también, a los Registradores de la Propiedad, Mercantiles y de Bienes Muebles de España, a los efectos del ejercicio de sus respectivas funciones públicas. A su vez, la nueva ley dispone que los sistemas de información y comunicación que se utilicen por registradores y notarios deberán ser interoperables entre sí para facilitar su comunicación e integración.
Las modificaciones introducidas en la Ley Hipotecaria y la Ley del Notariado son más, pero para lo que nos ocupa es suficiente.
Conclusiones
Pongamos por caso que la oficina notarial se inunda o incendia y los documentos originales en papel se destruyen o son sustraídos o extraviados. El protocolo electrónico permitirá su reconstrucción. Es indudable la ventaja que reporta el protocolo electrónico.
Otra ventaja: el otorgante o quien acredite interés legítimo, previa su comparecencia electrónica en la sede electrónica notarial, mediante sistemas de identificación electrónica debidamente homologados, podrá solicitar al notario a cargo del protocolo, copia electrónica o en papel. Si el interesado solicita que sea copia electrónica, la copia autorizada se remitirá a través de la sede electrónica notarial.
Mediante idéntico procedimiento, cualquier persona podrá solicitar al Consejo General del Notariado que, a través del Índice Único Informatizado, identifique el notario, el número de protocolo y la fecha de aquellos documentos públicos notariales en los que estuviese interesado con el fin de solicitar una copia, siempre que acredite un principio de prueba sobre su interés legítimo. La expedición por el Consejo General del Notariado de dicha información no sustituirá el juicio del notario al que se pida la copia, quien deberá valorar el derecho o interés legítimo para su expedición.
Los protocolos notariales pertenecen al Estado, si bien los notarios tienen la obligación de custodiar en sus oficinas los protocolos y libros de menos de veinticinco años. Cuando tienen más de veinticinco años de antigüedad y menos de cien corresponde su custodia al «Archivo General de Protocolos», que existe en la cabeza de cada Distrito notarial a cargo del «notario archivero». También custodiarán los protocolos y libros de los notarios jubilados, cuya plaza fue amortizada. Si tienen más de 100 años se conservarán en los «Archivos Históricos de Protocolos».
La custodia de los protocolos en papel es relativamente sencilla: se guardarán en un local cerrado e inaccesible, esto es, al que sólo puedan acceder las personas que han sido debidamente autorizadas, adoptándose las oportunas medidas de seguridad como extintores, detectores de humos, armarios ignífugos, etc. ¿Lo hacen bien todos los notarias?. No. En muchas notarias, los protocolos se colocan en estanterías abiertas al alcance de cualquiera como si de un elemento decorativo más se tratara.
Con el protocolo electrónico, las cosas se complican. La experiencia nos dicta que no existen sistemas informáticos invulnerables. Si los protocolos electrónicos quedan al descubierto, tras un ciberataque, la información en riesgo será mucha y sensible. Esperemos que el Consejo General del Notariado haga las cosas bien, porque sino tendremos más de un disgusto, como los que hubo tras la violación de la seguridad de LexNet y el Punto Neutro Judicial, quedando expuestos los datos personales, muchos de ellos sensibles, de millones de personas.
Las modificaciones introducidas por el Título IV de la Ley 11/2023 entrarán en vigor el 10 de mayo de 2023, salvo lo previsto en los artículos 34 y 37 que entrarán en vigor el 9 de noviembre de 2023 y los artículos 35, 36 y 38 que entrarán en vigor el 9 de mayo de 2024. La adecuación de los Registros de la Propiedad, Mercantiles y de Bienes Muebles deberá realizarse antes del 9 de mayo de 2024.
