La Ley 11/2023, de 8 de mayo, de trasposición de diversas Directivas de la Unión Europea, incorpora la digitalización de las actuaciones notariales y registrales. Con este objetivo, se modifica la Ley Hipotecaria y la Ley del Notariado.
Protocolo electrónico notarial
Se modifica el artículo 17 de la Ley del Notariado con el objetivo de regular el «protocolo electrónico» o «libro registro de operaciones electrónico» que recoge las matrices de los instrumentos públicos, o sea, los documentos intervenidos por el notario como escrituras, testamentos, actas, pólizas, poderes, testimonios, etc. quedando constancia de su traslado informático en la matriz en papel.
Los instrumentos incorporados al protocolo electrónico se consideran originales o matrices. En caso de contradicción entre el contenido de la matriz en papel y el protocolo electrónico, prevalecerá el de la matriz en papel.
El protocolo electrónico se custodia por el notario que esté a cargo de su conservación mediante su depósito electrónico en el Consejo General del Notariado (CGN). Dicho depósito se efectuará encriptando su contenido, pudiendo acceder al mismo, únicamente, el notario custodio del protocolo. El CGN mantiene un Índice Único Informatizado con los índices informatizados que los notarios remiten a sus Colegios Notariales.
Corresponde al CGN la adopción de medidas de seguridad adecuadas para garantizar la integridad, inalterabilidad y no manipulación del protocolo electrónico. Estas medidas se comunicarán a la Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Pública que, en su caso, podrá ordenar modificaciones si las considera inadecuadas.
A los efectos de colaboración del notario y de su organización corporativa con las Administraciones públicas, los notarios están obligados a llevar índices informatizados y, en su caso, en soporte papel de los documentos protocolizados e intervenidos. Reglamentariamente se determinará el contenido de dichos índices, pudiéndose delegar en el CGN la adición de nuevos datos, así como la concreción de sus características técnicas de elaboración, remisión y conservación.
Comparecencia telemática
El nuevo artículo 17 ter de la Ley del Notariado permite a los notarios otorgar y autorizar una serie de actos o negocios jurídicos, mediante el uso de videoconferencia y firma electrónica cualificada, como:
- Pólizas mercantiles.
- Constitución de sociedades, nombramientos y apoderamientos mercantiles.
- Poderes de representación procesal, para actuaciones ante Administraciones públicas, electorales y para actos concretos, con la excepción de poderes generales o preventivos.
- Revocación de poderes, excepto los generales o preventivos.
- Cartas de pago y cancelación de garantías.
- Actas de junta general y las de referencia en sentido estricto.
- Testimonios de legitimación de firmas.
- Testamentos en situación de epidemia declarada mientras dure la obligación de confinamiento.
- Declaraciones de obra nueva sin extinción de condominio ni adjudicación de propiedad, y la división de la propiedad horizontal.
- Conciliación, salvo que el notario considere conveniente la presencia física para el buen fin del expediente.
- Otros actos y negocios jurídicos que se establezcan reglamentariamente.
La intervención telemática representa un avance significativo en agilidad, reducción de costes y comodidad. Honestamente, ya estaban tardando.
Esta modalidad se extiende también a los Registradores de la Propiedad, Mercantiles y de Bienes Muebles de España. Además, los sistemas de información y comunicación de notarios y registradores deben ser interoperables para facilitar la integración y comunicación entre ambos.
Las modificaciones introducidas en la Ley Hipotecaria y la Ley del Notariado son más amplías, incluyendo la sede electrónica notarial y registral, publicidad electrónica, etc.
Conclusiones
Pongamos por caso que la oficina notarial se inunda o incendia y los documentos originales en papel se destruyen. El protocolo electrónico permite su reconstrucción inmediata, mediante traslado desde el soporte original.
Otra mejora clave: el otorgante o cualquier persona con interés legítimo puede solicitar copia electrónica o en papel, previa comparecencia electrónica en la sede electrónica notarial, usando sistemas de identificación homologados (certificado electrónico, DNIe, Cl@ve, etc.). Si se solicita copia electrónica autorizada, se remite con firma electrónica cualificada del notario y Código Seguro de Verificación (CSV), que permite verificar su autenticidad e integridad en la sede electrónica.
Mediante idéntico procedimiento, cualquier persona podrá solicitar al CGN que, a través del Índice Único Informatizado, identifique el notario, el número de protocolo y la fecha de aquellos documentos públicos notariales en los que estuviese interesado con el fin de solicitar una copia, siempre que acredite un principio de prueba sobre su interés legítimo. La expedición por el CGN de dicha información no sustituirá el juicio del notario al que se pida la copia, quien deberá valorar el derecho o interés legítimo para su expedición.
Los protocolos notariales pertenecen al Estado, si bien los notarios tienen la obligación de custodiar en sus oficinas los protocolos y libros de menos de 25 años. Cuando tienen más de 25 años de antigüedad y menos de 100 años corresponde su custodia al «Archivo General de Protocolos», que existe en la cabeza de cada distrito notarial a cargo del «notario archivero». También custodiarán los protocolos y libros de los notarios jubilados, cuya plaza fue amortizada. Si tienen más de 100 años se conservarán en los «Archivos Históricos de Protocolos».
La custodia de los protocolos en papel exige un local cerrado e inaccesible, al que solo puedan acceder las personas autorizadas, adoptándose medidas de seguridad como extintores, detectores de humos, armarios ignífugos, entre otras. ¿Cumplen todas las notarías con estas exigencias? No. En muchas notarías, los protocolos se colocan en estanterías abiertas, al alcance de cualquiera, como si fueran un elemento decorativo más.
Con el protocolo electrónico, las cosas se complican. La experiencia nos demuestra que no existen sistemas informáticos invulnerables. Si los protocolos electrónicos quedan al descubierto tras un ciberataque, la información en riesgo sería mucha y, además, sensible. Esperemos que el CGN haga las cosas bien, porque, de lo contrario, podríamos tener más de un problema, como los que hubo tras la violación de seguridad de LexNET y el Punto Neutro Judicial, en las que quedaron expuestos datos personales, muchos de ellos sensibles, de millones de personas.
Las modificaciones del Título IV de la Ley 11/2023 entraron en vigor el 10 de mayo de 2023 (disposición general), salvo excepciones: los artículos 34 y 37 (incluyendo el protocolo electrónico y comparecencia telemática) el 9 de noviembre de 2023; y los artículos 35, 36 y 38 (principalmente relativos a registros) el 9 de mayo de 2024.
