En línea con el artículo anterior, voy a plantear una serie de cuestiones, que pienso pueden resultar interesantes.
Recogida de datos personales
¿Qué datos pueden recabar los centros educativos?
Aparte de los datos personales del alumno (nombre y apellidos, documento acreditativo de identidad, domicilio, teléfono y dirección de correo electrónico) y una fotografía reciente, la Disposición Adicional Vigesimotercera de la Ley Orgánica 2/2006, de 3 de mayo, de Educación legitima a los centros a recabar información para la función docente y orientadora de los alumnos en referencia a:
- Origen y ambiente familiar y social.
- Características o condiciones personales.
- Desarrollo y resultados de su escolarización.
- Demás circunstancias cuyo conocimiento sea necesario para la educación y orientación de los alumnos.
En ningún caso, se recabarán datos del menor relativos a la actividad profesional de los progenitores, información económica… sin el consentimiento de los titulares de tales datos. Solamente podrán recabarse datos de identidad y dirección del padre, madre o tutor con la única finalidad de recabar la autorización prevista en el apartado anterior.
La norma dispone que los padres o tutores y los propios alumnos deberán colaborar en la obtención de dicha información.
¿Se pueden recabar datos para finalidades distintas de la función propiamente educativa?
Los centros pueden recabar datos para otras finalidades legítimas como participar con los alumnos en concursos educativos u ofrecer servicios deportivos, de ocio o culturales. En estos casos, se podrán recabar los datos de los alumnos, ya sea como consecuencia de la relación jurídica establecida con la matrícula o por mediar el consentimiento previo de los alumnos o titulares de la patria potestad.
¿Pueden recabar datos relativos a la salud de los alumnos?
Pueden solicitar información sobre alergias, intolerancias alimentarias, enfermedades o trastornos.
Igualmente, pueden recabar y tratar datos de salud como consecuencia de la atención dispensada por el servicio médico del centro, por ejemplo, tras indisposiciones sufridas en el propio centro.
Asimismo, pueden tratar datos recabados por los equipos de orientación psicopedagógica del centro.
Encargados del tratamiento
¿Quiénes pueden actuar como encargados del tratamiento?
En determinados casos, los centros educativos para cumplir sus funciones necesitan contar con la colaboración de otras personas o entidades que no forman parte de la organización, por ejemplo, para el servicio de comedor, transporte o realización de actividades extraescolares o las AMPAs. Estas personas o entidades actúan como «encargados del tratamiento».
Acerca de esta figura del encargado del tratamiento publiqué un artículo, que dejo enlazado aquí, en el que les hablo de su naturaleza, obligaciones, responsabilidades, etc.
Publicación de datos personales
¿Pueden los centros educativos dar publicidad a las listas de alumnos admitidos?
Sí, en tanto que la admisión se realiza mediante un procedimiento de concurrencia competitiva en el que se valoran y puntúan determinadas circunstancias. La publicidad deberá realizarse de manera que no suponga un acceso indiscriminado a la información. Si el centro dispone de una página web sería aconsejable publicar en ella las listas, eso sí, con un acceso restringido y limitado a quienes hayan solicitado la admisión.
Cuando ya no sean necesarias, las listas de admitidos se retirarán, sin perjuicio de su conservación a fin de atender las eventuales reclamaciones.
No obstante, al amparo del artículo 18.1.d) del RGPD, el alumno si es mayor de 14 años o, en su caso, sus padres o tutores pueden oponerse a la publicación de su admisión en el centro por motivos legítimos relativos a su concreta situación personal, por ejemplo, haber sido víctima de bullying en un centro anterior, sufrir algún tipo de amenaza, etc.
En relación a la concesión de becas y otras ayudas públicas se pueden publicar los listados, indicando nombre y apellidos, si bien no se publicarán todas las cifras del documento acreditativo de identidad (sólo las que ocupen las posiciones cuarta, quinta, sexta y séptima, por ejemplo, un D.N.I. con formato 12.345.678A se publicará como ***4567**A).
Por descontado no se publicarán datos que afecten a la esfera íntima del alumno o que pueden poner de manifiesto la capacidad económica de la unidad familiar.
¿Se puede publicar en la web información relativa a los alumnos como fotografías o videos?
No. Se requiere el consentimiento previo y expreso de los titulares de la patria potestad o del alumno si es mayor de 14 años. El artículo 92 de la LOPDGDD dispone:
«Los centros educativos y cualesquiera personas físicas o jurídicas que desarrollen actividades en las que participen menores de edad garantizarán la protección del interés superior del menor y sus derechos fundamentales, especialmente el derecho a la protección de datos personales, en la publicación o difusión de sus datos personales a través de servicios de la sociedad de la información.
Cuando dicha publicación o difusión fuera a tener lugar a través de servicios de redes sociales o servicios equivalentes deberán contar con el consentimiento del menor o sus representantes legales, conforme a lo prescrito en el artículo 7 de esta ley orgánica».
¿Se puede publicar en la web los datos personales de los responsables del centro y profesores?
Solo si la información está restringida a los alumnos del centro y a sus padres o tutores, si bien se debería informar a los docentes y, en caso de incluir la dirección de correo electrónico para contacto, que sea la del centro, y no las personales que tengan los profesores en el ámbito educativo.
Acceso a la información del alumnado
¿Se puede facilitar la información académica de los alumnos a cualquier familiar?
Sólo a los padres que ostenten la patria potestad o a los tutores, nunca a otros familiares, salvo que estuvieren autorizados previamente y por escrito por aquellos.
Si los padres están separados o divorciados, la información se facilitará a ambos, salvo que se aporte una resolución judicial que establezca la privación de la patria potestad a alguno de los progenitores o algún tipo de medida penal de prohibición de comunicación con el menor o su familia.
Si el alumno ya cumplió los dieciocho años, los padres tienen derecho a obtener información sobre su rendimiento académico cuando aquel dependa económicamente de ellos. En tal caso, no es necesario recabar el consentimiento del alumno, pues prevalece el interés legítimo del progenitor/es de quien dependa económicamente el alumno, si bien se comunicará la petición de información al alumno, que podrá oponerse si no es cierta esa dependencia económica.
Las reglas anteriores se aplicarán, igualmente, en el caso de solicitar información sobre el absentismo escolar de sus hijos.
Comunicación de datos personales a terceros
¿Pueden facilitar los datos de los alumnos a otros centros educativos?
La Ley Orgánica de Educación ampara la comunicación de datos al nuevo centro educativo en el que se matricule el alumno sin necesidad de recabar su consentimiento o el de sus padres o tutores.
¿Y a centros educativos situados en otros países para intercambios o estancias temporales?
Sí, dado que el acceso a los datos del alumno es indispensable para que el centro en el que se vaya a desarrollar el intercambio pueda realizar adecuadamente su función educativa, teniendo en cuenta que la participación del alumno en el programa deberá haber contado con la autorización previa de los titulares de la patria potestad.
La transmisión se limitará a aquellos datos que resulten indispensables para el adecuado desarrollo de la acción educativa y para el cuidado del menor.
Si el centro destinatario de los datos se encuentra en un país fuera del Espacio Económico Europeo, la comunicación constituye una transferencia internacional de datos. Al respecto de las transferencias internacionales hace tiempo publiqué un artículo que pueden consultar haciendo clic aquí. Para el caso de que el centro destinatario de los datos esté situado en los Estados Unidos deben tener en cuenta lo expuesto aquí.
¿Y a instituciones, entidades o empresas que van a ser visitadas por los alumnos durante una actividad extraescolar?
Como actividades extraescolares, los alumnos pueden visitar, por ejemplo, una fábrica. La empresa puede tener un control de entrada. En tales casos, se recabará el consentimiento previo e inequívoco de los padres o tutores o del alumno si es mayor de 14 años. La empresa deberá informar acerca del tratamiento que dará a la información personal recabada.
¿Y a los servicios sociales?
Cuando se tenga conocimiento de una posible situación de desprotección de un menor, por ejemplo, posible desamparo, malos tratos… los responsables del centro informarán a los servicios sociales para que actúen en consecuencia.
En estos supuestos, no será necesario que medie solicitud de ninguna autoridad o institución para actuar en defensa de los intereses del menor. La comunicación estará amparada en el interés superior del menor.
¿Y a las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado?
En el seno de una investigación policial para la represión de infracciones penales o la prevención de un peligro para la seguridad nacional, las FSCE pueden solicitar a los responsables del centro educativo que les faciliten información de un menor, por ejemplo, su domicilio.
La petición será concreta, específica y motivada. Si se cumplen dichos requisitos, los responsables del centro facilitarán a las FCSE la información demandada.
Para evitar conflictos es recomendable que el centro documente convenientemente el incidente.
El Coordinador de Bienestar y Protección del Alumnado
Por último, ¿qué obligaciones tiene en materia de protección de datos el Coordinador de Bienestar y Protección del Alumnado?
La Ley Orgánica 8/2021, de 4 de junio, de protección integral a la infancia y la adolescencia frente a la violencia recoge que todos los centros educativos donde cursen estudios menores de edad tendrán un Coordinador o Coordinadora de Bienestar y Protección del Alumnado, que actuará bajo la supervisión de la persona que ostente la dirección o titularidad del centro (artículo 35.1).
Esta nueva figura orientada a la prevención, detección y protección de los menores frente a casos de violencia y acoso en el entorno escolar ha sido introducido en la Ley Orgánica 3/2020, de 29 de diciembre, por la que se modifica la Ley Orgánica 2/2006, de 3 de mayo, de Educación y en la Ley Orgánica 8/2021, de 4 de junio, de protección integral a la infancia y la adolescencia frente a la violencia. Su actuación se enmarcará en el proyecto educativo y el plan de convivencia.
En aquellas situaciones que puedan implicar un tratamiento ilícito de datos personales de un menor, por ejemplo, divulgación de imágenes de contenido sexual por mensajería móvil instantánea o redes sociales, el centro comunicará los hechos a la Agencia de Protección de Datos competente. Recordar que la AEPD dispone de un «canal prioritario» para comunicar la publicación no autorizada en Internet de contenido sexual o violento (fotografías, vídeos, audios o información que identifique a personas) y solicitar su retirada de forma urgente, del cual les hablé aquí.
El fichero de expedientes que se encuentre bajo la responsabilidad del Coordinador o Coordinadora de Bienestar y Protección del Alumnado está sujeto al deber de confidencialidad.
Si quieren saber más acerca de esta figura, pueden acceder aquí a la guía publicada por el Ministerio de Educación y Formación Profesional. También pueden acceder aquí a la guía de dicho Ministerio sobre Recomendaciones para trabajar la ciberconvivencia en los centros educativos.
Videovigilancia en los centros educativos
¿Se pueden instalar videocámaras en las instalaciones del centro?
Se pueden instalar videocámaras, por ejemplo, en los accesos, patios de recreo y en el comedor para seguridad de las personas y de las propias instalaciones, si bien se ha de preservar la privacidad de los menores y la del personal del centro, así, estarán terminantemente prohibidas en aseos, vestuarios, gimnasios y zonas de descanso del personal del centro.
En las aulas, mientras se impartan las clases, veo inapropiada su puesta en marcha, ni siquiera como medida de control laboral del personal docente. Fuera del horario docente no veo inconvenientes para que se pongan en marcha para seguridad de las instalaciones.
Haciendo clic aquí pueden hallar información pormenorizada sobre la regulación de la videovigilancia.
