El derecho de acceso se regula en el artículo 15 y considerandos 63 y 64 del RGPD y en el artículo 13 de la LOPDGDD. Se entiende como la facultad que tiene toda persona física interesada de solicitar y obtener –en cualquier momento y de forma gratuita– información acerca de la existencia de cualquier actividad que comporte el tratamiento de sus datos personales.
En caso de existir un tratamiento de datos personales, el interesado tiene derecho a acceder a dichos datos, a que se le facilite una copia y a obtener la siguiente información:
- Los fines del tratamiento.
- Las categorías de datos personales de que se trate.
- Los destinatarios o categorías de destinatarios a los que se comunicaron o serán comunicados los datos, en particular destinatarios en terceros países u organizaciones internacionales. En este último caso, el interesado tiene derecho a ser informado acerca de las garantías adecuadas que amparan la transferencia internacional.
- El plazo previsto de conservación de los datos o, de no ser posible, los criterios utilizados para determinar dicho plazo
- La existencia del derecho a solicitar del responsable del tratamiento la rectificación o supresión de datos personales, la limitación de su tratamiento o a oponerse a dicho tratamiento.
- El derecho a presentar una reclamación ante la autoridad de control competente.
- Cuando los datos personales no se hayan obtenido directamente del interesado se le informará sobre la fuente u origen.
- La existencia de decisiones automatizas, incluida la elaboración de perfiles. En tales casos, se informará al interesado, de manera significativa, sobre la lógica aplicada, la importancia y las consecuencias previstas de dicho tratamiento para el interesado.
Además de la información antes referida, se le informará sobre el uso que se ha dado a sus datos personales. Pongamos un ejemplo: el interesado consta inscrito en un programa de fidelidad de una cadena de supermercados con varios centros repartidos en diferentes países. Si utiliza su derecho de acceso a la información personal que conserva el programa de la tarjeta de fidelidad, el responsable debe facilitarle información como: con qué frecuencia utilizó la tarjeta, en qué supermercados realizó las compras, los descuentos que le concedieron y si ha sido objeto del uso de técnicas de elaboración de perfiles, si el supermercado ha comunicado sus datos personales a empresas del mismo grupo, etc.
Medios y copias
Cuando el interesado presente la solicitud por medios electrónicos, a menos que solicite que se le facilite de otro modo, la información se le facilitará en un formato electrónico de uso común, por ejemplo, por correo electrónico.
El acceso y la primera copia es gratuito. No obstante, si el interesado elige un medio distinto al que se le ofrece, que suponga un coste desproporcionado, la solicitud será considerada excesiva, debiendo el interesado asumir el exceso de costes que su elección comporte. El responsable podrá percibir por cualquier otra copia adicional que solicite el interesado un canon basado en los costes administrativos (folios, costo de impresión, dispositivo de almacenamiento, gastos del servicio de correos o paquetería y tiempo del personal que atienda el ejercicio del derecho).
El derecho de acceso se entenderá otorgado si el responsable del tratamiento facilitara al interesado un sistema de acceso remoto, directo y seguro a los datos personales que, de modo permanente, garantice el acceso a su totalidad. La comunicación del modo en que éste podrá acceder a dicho sistema, bastará para tener por atendida la solicitud del interesado.
Cuando el responsable del tratamiento trate una gran cantidad de datos relativos al interesado y éste ejercite su derecho de acceso sin especificar si se refiere a todos o a una parte de los datos, el responsable podrá requerirle, antes de facilitar la información, para que especifique los datos o actividades a los que se refiere la solicitud.
En los términos del artículo 15 apartado 3 del RGPD, el responsable del tratamiento «facilitará una copia de los datos personales objeto de tratamiento». El concepto de «copia» implica la reproducción o transcripción íntegra y auténtica de un original (STJUE 04/05/2023, asunto C‑487/21).
Acceso a datos de personas fallecidas
Las personas vinculadas a la persona fallecida por razones familiares o de hecho y sus herederos podrán dirigirse al responsable del tratamiento al objeto de solicitarle el acceso a los datos personales de aquel y, en su caso, su rectificación o supresión, salvo que la persona fallecida lo hubiese prohibido expresamente o así lo establezca una ley. Dicha prohibición no afectará al derecho de los herederos a acceder a los datos de carácter patrimonial.
Las personas o instituciones a las que el fallecido hubiese designado expresamente para ello podrán también solicitar, con arreglo a las instrucciones recibidas, el acceso a sus datos personales y, en su caso, solicitar su rectificación o supresión.
Si la persona fallecida era menor de edad, el derecho de acceso podrá ejercerse por sus padres o tutores y, en el marco de sus competencias, por el Ministerio Fiscal que podrá actuar de oficio o a instancia de cualquier persona física o jurídica, siempre que tenga la condición de interesada.
En el caso de fallecimiento de personas discapacitadas, estas facultades podrán ejercerse, además de las personas vinculadas por razones familiares o de hecho y sus herederos, por quienes hubiesen sido designados para el ejercicio de funciones de apoyo.
Plazo de respuesta
El plazo de respuesta será el más breve posible y no excederá de UN MES. En caso necesario, por la complejidad y el número de solicitudes, dicho plazo se podrá ampliar o prorrogar DOS MESES MÁS. Cuando se decida ampliar o prorrogar el plazo debe informarse al interesado antes de que se agote el primer mes, indicando el tiempo y los motivos de la dilación.
Se podrá rechazar la solicitud de acceso del interesado si este ejerció el mismo derecho en los seis meses anteriores, salvo que se justifique un interés legítimo para ejercitarlo, en cuyo caso se deberá facilitar el acceso a los datos personales.
El derecho de acceso es indispensable para que el interesado pueda ejercer su derecho a que el responsable del tratamiento rectifique, suprima o bloquee sus datos personales o notifique tal rectificación, supresión o bloqueo a los terceros a quienes se hayan comunicado. También resulta necesario para que el interesado pueda ejercer su derecho de oposición al tratamiento o a presentar una reclamación ante la autoridad de control y exigir una indemnización por daños y perjuicios.
No obstante, este no es un derecho absoluto: su uso no debe afectar a los derechos y libertades de terceros, incluidos los secretos comerciales o la propiedad intelectual.
Plantillas
La AEPD nos facilita una plantilla para el ejercicio del derecho de acceso que pueden encontrar haciendo clic aquí.
Para el caso de que ejercite el derecho de acceso y este fuese denegado puede reclamar a la AEPD empleando el formulario que dejo enlazado aquí
