El derecho de acceso se regula en el artículo 15 y los considerandos 63 y 64 del RGPD y en el artículo 13 de la LOPDGDD.
Se entiende como la facultad que tiene toda persona física interesada de solicitar y obtener –en cualquier momento y de forma gratuita– información acerca de la existencia de cualquier actividad que comporte el tratamiento de sus datos personales.
En caso de existir un tratamiento de datos personales, el interesado tiene derecho a acceder a dichos datos, a que se le facilite una copia y a obtener la siguiente información:
- Los fines del tratamiento.
- Las categorías de datos personales de que se trate.
- Los destinatarios o categorías de destinatarios a los que se comunicaron o serán comunicados los datos, en particular destinatarios en terceros países u organizaciones internacionales. En este último caso, el interesado tiene derecho a ser informado acerca de las garantías adecuadas que amparan la transferencia internacional.
- El plazo previsto de conservación de los datos o, de no ser posible, los criterios utilizados para determinar dicho plazo.
- La existencia del derecho a solicitar del responsable del tratamiento la rectificación o supresión de datos personales, la limitación de su tratamiento o a oponerse a dicho tratamiento.
- El derecho a presentar una reclamación ante la autoridad de control competente.
- Cuando los datos personales no se hayan obtenido directamente del interesado se le informará sobre la fuente u origen.
- La existencia de decisiones automatizas, incluida la elaboración de perfiles. En tales casos, se informará al interesado, de manera significativa, sobre la lógica aplicada, la importancia y las consecuencias previstas de dicho tratamiento para el interesado.
Además de la información anterior, se le informará sobre el uso que se ha dado a sus datos personales. Pongamos un ejemplo: si el interesado está inscrito en un programa de fidelidad de una cadena de supermercados con centros en diferentes países y ejerce su derecho de acceso a la información de su tarjeta de fidelidad, el responsable debe proporcionarle detalles como la frecuencia de uso de la tarjeta, los supermercados donde realizó compras, los descuentos aplicados, si ha sido objeto de técnicas de elaboración de perfiles, y si sus datos han sido comunicados a empresas del grupo.
Medios y copias
Cuando el interesado presente la solicitud por medios electrónicos, a menos que solicite que se le facilite de otro modo, la información se le facilitará en un formato electrónico de uso común, por ejemplo, por correo electrónico.
El acceso y la primera copia son gratuitos. No obstante, si el interesado elige un medio distinto al que se le ofrece, que suponga un coste desproporcionado, la solicitud será considerada excesiva, debiendo el interesado asumir el exceso de costes que su elección comporte. El responsable podrá percibir por cualquier otra copia adicional que solicite el interesado un canon basado en los costes administrativos (folios, costo de impresión, dispositivo de almacenamiento, gastos del servicio de correos o paquetería y tiempo del personal que atienda el ejercicio del derecho).
El derecho de acceso se entenderá otorgado si el responsable del tratamiento facilitara al interesado un sistema de acceso remoto, directo y seguro a los datos personales que, de modo permanente, garantice el acceso a su totalidad. La comunicación del modo en que este podrá acceder a dicho sistema, bastará para tener por atendida la solicitud del interesado.
Cuando el responsable del tratamiento trate una gran cantidad de datos relativos al interesado y este ejercite su derecho de acceso sin especificar si se refiere a todos o a una parte de los datos, el responsable podrá requerirle, antes de facilitar la información, para que especifique los datos o actividades a los que se refiere la solicitud.
En los términos del artículo 15, apartado 3, del RGPD, el responsable del tratamiento «facilitará una copia de los datos personales objeto de tratamiento». El concepto de «copia» implica la reproducción o transcripción íntegra y auténtica de un original (STJUE 4 de mayo de 2023, asunto C‑487/21).
Acceso a datos de personas fallecidas
Las personas vinculadas al fallecido por razones familiares o de hecho, así como sus herederos, podrán dirigirse al responsable del tratamiento para solicitar el acceso a los datos personales de aquel y, en su caso, su rectificación o supresión, salvo que el fallecido lo hubiese prohibido expresamente o así lo establezca una ley. Dicha prohibición no afectará al derecho de los herederos a acceder a los datos de carácter patrimonial.
Las personas o instituciones designadas expresamente por el fallecido podrán también solicitar, conforme a las instrucciones recibidas, el acceso a sus datos personales y, en su caso, su rectificación o supresión.
Si el fallecido era menor de edad, el derecho de acceso podrá ejercerse por sus representantes legales (padres o tutores) y, en el marco de sus competencias, por el Ministerio Fiscal, que podrá actuar de oficio o a instancia de cualquier persona física o jurídica interesada.
En el caso de fallecimiento de personas con discapacidad, estas facultades podrán ejercerse, además de por las personas vinculadas por razones familiares o de hecho y sus herederos, por quienes hubiesen sido designados para el ejercicio de funciones de apoyo.
Limitaciones del derecho de acceso
El derecho de acceso es indispensable para que el interesado pueda ejercer otros derechos, como solicitar al responsable la rectificación, supresión o limitación de sus datos personales. También es necesario para oponerse al tratamiento, presentar una reclamación ante la autoridad de control o reclamar indemnizaciones por daños y perjuicios.
No obstante, no es un derecho absoluto: su ejercicio no debe afectar a los derechos y libertades de terceros, incluidos los secretos comerciales o la propiedad intelectual.
Para más detalles, consulten las Directrices 01/2022 sobre los derechos de los interesados — Derecho de acceso— del Comité Europeo de Protección de Datos (CEPD).
Plazo de respuesta
El plazo de respuesta será el más breve posible y no excederá de UN MES. En caso necesario, por la complejidad y el número de solicitudes, dicho plazo se podrá ampliar o prorrogar DOS MESES MÁS. Cuando se decida ampliar o prorrogar el plazo debe informarse al interesado antes de que se agote el primer mes, indicando el tiempo y los motivos de la dilación.
Se podrá rechazar la solicitud de acceso del interesado si este ejerció el mismo derecho en los seis meses anteriores, salvo que se justifique un interés legítimo para ejercitarlo, en cuyo caso se deberá facilitar el acceso a los datos personales.
Plantillas
La AEPD nos facilita una plantilla para el ejercicio del derecho de acceso que pueden encontrar haciendo clic aquí.
Para el caso de que ejercite el derecho de acceso y este fuese denegado puede reclamar a la AEPD empleando el formulario que dejo enlazado aquí
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