El RGPD establece en su artículo 5, apartado 1, letra e) que los datos personales se conservarán durante no más tiempo del necesario para los fines del tratamiento. No obstante, podrán conservarse durante períodos más largos bajo ciertas circunstancias, siempre que se apliquen las medidas técnicas y organizativas adecuadas, como el bloqueo de los datos, para proteger los derechos y libertades de los interesados (principio de limitación del plazo de conservación).
Bloqueo de datos
El bloqueo de datos, según el artículo 32, apartado 2, de la LOPDGDD, consiste «en la identificación y reserva de los mismos, adoptando medidas técnicas y organizativas, para impedir su tratamiento, incluyendo su visualización, excepto para la puesta a disposición de los datos a los jueces y tribunales, el Ministerio Fiscal o las Administraciones Públicas competentes, en particular de las autoridades de protección de datos, para la exigencia de posibles responsabilidades derivadas del tratamiento y solo por el plazo de prescripción de las mismas».
El mismo artículo establece que, si la configuración del sistema de información no permite el bloqueo o requiere una adaptación que implique un esfuerzo desproporcionado para el responsable del tratamiento, se procederá a un copiado seguro de la información, de modo que «conste evidencia digital, o de otra naturaleza, que permita acreditar la autenticidad de la misma, la fecha del bloqueo y la no manipulación de los datos durante el mismo».
Transcurrido el plazo máximo de conservación de los datos, se procederá a su destrucción segura: mediante borrado en el caso de tratamiento automatizado o destruyendo el soporte físico si el tratamiento no está automatizado (para más detalle sobre la destrucción segura de información, hagan clic aquí).
Para saber más sobre el bloqueo de datos y cómo ejecutarlo hagan clic aquí.
Obligaciones personales
De acuerdo con el artículo 1.964, apartado 2, del Código Civil, en el caso de obligaciones personales sin un plazo de prescripción especial, los datos personales permanecerán bloqueados durante un máximo de 5 años desde que pueda exigirse el cumplimiento de la obligación.
Documentación contable de sociedades y autónomos
Facturas, recibos, albaranes, tickets: El plazo mínimo de conservación es de 4 años, conforme al artículo 66 de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria (LGT), que establece el plazo de prescripción tributaria. Sin embargo, debe considerarse que los distintos impuestos tienen fechas de inicio diferentes para el cómputo del plazo, además de eventos que lo afectan, como:
- Interrupciones: Si la Administración Tributaria interviene para revisar impuestos dentro del plazo de 4 años, el cómputo se reinicia desde la interrupción, extendiendo la conservación por otros 4 años.
- Activos: Las facturas de compra de activos amortizables deben conservarse hasta 4 años después del último ejercicio en que se amortizan totalmente. Por ejemplo, para una maquinaria adquirida en noviembre de 2019 con amortización de 18 años, el plazo comienza en 2037 (fin de la amortización), extendiéndose a 6 años en aplicación del artículo 30 del Código de Comercio.
- Bienes de inversión e IVA: Para adquisiciones de inmovilizado superior a 3.005,06 €, las facturas se conservan 9 años si son bienes muebles y 14 años si son inmuebles.
- Pérdidas: La documentación que acredite pérdidas o bases imponibles negativas debe conservarse durante 10 años desde el día siguiente al fin del plazo para presentar la declaración del período en que se compensan, ya que pueden compensarse sin límite temporal con bases positivas futuras.
En el caso de sociedades mercantiles, los libros obligatorios (diario, inventario y cuentas anuales y libros de IVA) y los no obligatorios (como el libro mayor) se conservarán durante 6 años, conforme al artículo 30 del Código de Comercio.
Para trabajadores por cuenta propia o autónomos son obligatorios, además de los libros de IVA, los de facturas emitidas y recibidas, de ventas o ingresos, de compras o gastos, el de bienes de inversión y, en actividades profesionales, el de provisiones de fondos y suplidos. El plazo de conservación de todos ellos será de 6 años.
Recursos Humanos y Seguridad Social
La documentación relativa al personal es mucha y variada:
- Contratos de trabajo y anexos.
- Hojas de salarios.
- Libro de visitas.
- Actas de reuniones con el Comité de Empresa.
- Comunicaciones de apertura de centro de trabajo.
- Contratos de puesta a disposición con ETT.
- Expedientes disciplinarios.
- Acuerdos de extinción y documentos de saldo y finiquito
Teniendo en cuenta el plazo de prescripción de las infracciones laborales establecido en el artículo 4, apartado 1, del Real Decreto Legislativo 5/2000, de 4 de agosto, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS), el plazo de conservación se fija en 3 años.
Respecto a la documentación relativa a la Seguridad Social nos encontramos:
- Comunicaciones de alta y baja.
- Documentos de cotización TC1 y TC2.
- Recibos de liquidación de cotizaciones.
- Certificados de situación de cotización.
- Actas de infracción o actas de liquidación
Según el artículo 4, apartado 2, de la LISOS, las infracciones en materia de Seguridad Social prescriben a los 4 años. No obstante, se recomienda conservar esta documentación durante un mínimo de 6 años, amparado en el artículo 30 del Código de Comercio.
Además, el artículo 21, apartado 1, del Real Decreto Legislativo 5/2000 establece la obligación de conservar durante 4 años la documentación, registros y soportes informáticos que acrediten el cumplimiento de obligaciones en materia de afiliación, altas, bajas, variaciones, cotizaciones y pagos de salarios o prestaciones delegadas.
La documentación generada en procesos de selección de personal, a falta de previsiones legales específicas, se conservarán durante un máximo de 2 años.
Prevención de riesgos laborales
Con carácter general, en materia de prevención de riesgos laborales la documentación habitual es la siguiente:
- Concierto con el Servicio de Prevención.
- Planificación de la Actividad Preventiva o Plan de Emergencias.
- Documentación sobre formación de los trabajadores.
- Evaluación de riesgos laborales.
- Relación de accidentes de trabajo.
- Expedientes de accidentes laborales y enfermedades profesionales.
El artículo 4, apartado 3, de la LISOS establece que las infracciones en prevención de riesgos laborales prescriben: al año las leves, a los 3 años las graves y a los 5 años las muy graves, contados desde la fecha de la infracción. Se recomienda tomar como referencia el plazo de 5 años para infracciones muy graves, aunque un criterio conservador lo eleva a 6 años basado en el artículo 30 del Código de Comercio.
El artículo 22, apartado 5, de la Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de Prevención de Riesgos Laborales, relativo a la vigilancia de la salud establece: «En los supuestos en que la naturaleza de los riesgos inherentes al trabajo lo haga necesario, el derecho de los trabajadores a la vigilancia periódica de su estado de salud deberá ser prolongado más allá de la finalización de la relación laboral, en los términos que reglamentariamente se determinen». Reglamentariamente se prevén diferentes supuestos:
- El artículo 9, apartado 3, del Real Decreto 664/1997, de 12 de mayo, sobre protección contra riesgos de agentes biológicos, obliga a conservar la lista de trabajadores expuestos y sus historiales médicos durante un mínimo de 10 años después de finalizada la exposición, ampliable a 40 años si concurren circunstancias como infecciones persistentes o de largo período de incubación.
- El artículo 9, apartado 3, del Real Decreto 665/1997, de 12 de mayo, sobre protección contra agentes cancerígenos, requiere conservar la lista de trabajadores y historiales médicos durante 40 años después de terminada la exposición, remitiéndola a la autoridad laboral si la empresa cesa antes.
- El artículo 18, apartado 4, del Real Decreto 396/2006, de 31 de marzo, sobre riesgos de exposición al amianto, obliga a conservar datos de evaluación ambiental, exposición y vigilancia sanitaria durante un mínimo de 40 años después de finalizada la exposición, con remisión similar en caso de cese.
- El artículo 38, apartado 1, del Real Decreto 783/2001, de 6 de julio, sobre protección contra radiaciones ionizantes, exige archivar historiales dosimétricos, evaluaciones de dosis, medidas de equipos e informes de exposiciones accidentales hasta que el trabajador alcance los 75 años, y nunca menos de 30 años desde el cese en actividades expuestas. Esta documentación debe facilitarse al Consejo de Seguridad Nuclear y Administraciones Públicas según competencias. Nota: En 2025, se ha introducido el Real Decreto 893/2025 para extender obligaciones preventivas a empleadas del hogar, con evaluación de riesgos obligatoria antes del 14 de noviembre de 2025, aunque esto no altera los plazos generales de conservación.
Operaciones sujetas a la ley de prevención de blanqueo de capitales
La Ley 10/2010, de 28 de abril, de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo en su artículo 25 apartado 1 párrafo primero dispone:
«Los sujetos obligados conservarán durante un período de 10 años la documentación en que se formalice el cumplimiento de las obligaciones establecidas en la presente ley, procediendo tras el mismo a su eliminación. Transcurridos 5 años desde la terminación de la relación de negocios o la ejecución de la operación ocasional, la documentación conservada únicamente será accesible por los órganos de control interno del sujeto obligado, con inclusión de las unidades técnicas de prevención, y, en su caso, aquellos encargados de su defensa legal».
Videovigilancia
De acuerdo con el artículo 22, apartado 3, de la LOPDGDD, los registros de imágenes obtenidos mediante el uso de sistemas de videovigilancia por entidades diferentes a las de seguridad privada deben ser destruidas en el plazo máximo de un mes desde su captación, salvo cuando hubieran de ser conservados para acreditar la comisión de actos que atenten contra la integridad de personas, bienes o instalaciones. En tal caso, las imágenes deberán ser puestas a disposición de la autoridad competente en un plazo máximo de 72 horas desde que se tuviera conocimiento de la existencia de la grabación. No será de aplicación a estos tratamientos la obligación de bloqueo.
Fines de investigación científica o histórica o fines estadísticos
El RGPD en su artículo 5, apartado 1, letra e) establece que los datos personales podrán conservarse durante períodos más largos, sin precisar un límite, siempre que se traten exclusivamente con fines de archivo en interés público, fines de investigación científica o histórica o fines estadísticos, sin perjuicio de la aplicación de las medidas técnicas y organizativas apropiadas a fin de proteger los derechos y libertades de los interesados. El artículo 89 del RGPD establece las garantías y excepciones aplicables a dichos tratamientos.
Historiales clínicos
La Ley 41/2002, de 14 de noviembre, de autonomía del paciente y derechos y obligaciones en materia de información y documentación clínica establece en su artículo 17 apartado 1 un plazo de 5 años a contar desde la fecha del alta de cada proceso asistencial. No obstante, las Comunidades Autónomas pueden fijar plazos mayores (por ejemplo, algunas exigen hasta 15 años desde la muerte del paciente o selección de documentos para conservación indefinida en archivos históricos). Se recomienda consultar la normativa autonómica específica, ya que varía y puede extenderse por razones de responsabilidad civil o sanitaria.
Sobre el derecho de acceso y custodia de los datos de salud, hice un artículo específico, que dejo enlazado aquí.
Cese de actividad y fallecimiento del responsable del tratamiento
El cese de actividad del empresario individual o trabajador por cuenta propia no exime del deber de conservación.
Si hubiese fallecido dicha obligación recaerá sobre sus herederos.
En el caso de disolución y liquidación de las sociedades mercantiles serán sus liquidadores los obligados a cumplir el deber de conservación.
Mas información
La AEPD ha resuelto una consulta sobre plazos de conservación de datos personales, que pueden consultar haciendo clic aquí. También pueden consultar la guía sobre «La protección de datos en las relaciones laborales» que dejo enlazada aquí.
