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JAVIER CASAL TAVASCI

Plazos de conservación de la información

¿Cuánto tiempo tenemos que conservar la información?. En este artículo voy a dar respuesta a una consulta que se repite en muchas ocasiones. Advierto que la respuesta será larga, aunque para facilitar la lectura y comprensión voy a dividirla en varios apartados.

De inicio, el artículo 5 apartado 1 letra e) del RGPD establece que los datos personales se conservarán durante no más tiempo del necesario para los fines del tratamiento. No obstante, se podrán conservar durante el tiempo en que pueda exigirse algún tipo de responsabilidad por una relación contractual, precontractual o extracontractual o por mandato legal, si bien los datos se conservarán bloqueados. 

Bloqueo de los datos

Según el artículo 32 apartado 2 de la LOPDGDD, el bloqueo de los datos consiste «en la identificación y reserva de los mismos, adoptando medidas técnicas y organizativas, para impedir su tratamiento, incluyendo su visualización, excepto para la puesta a disposición de los datos a los jueces y tribunales, el Ministerio Fiscal o las Administraciones Públicas competentes, en particular de las autoridades de protección de datos, para la exigencia de posibles responsabilidades derivadas del tratamiento y solo por el plazo de prescripción de las mismas».

Transcurrido el plazo de conservación de los datos, el responsable del tratamiento procederá a su destrucción, mediante su borrado en el caso de tratamiento automatizado o mediante la destrucción del soporte físico si el tratamiento es no automatizado. 

Documentación societaria

Escrituras de la sociedad (constitución, otorgamiento/renovación/revocación de poderes, libro de acciones nominativas y de socios, libro de actas, libro de contratos con el socio único, elevación a público de acuerdos sociales, escritura de disolución/liquidación, etc.): Se recomienda conservarlas durante toda la vida de la sociedad, desde su constitución hasta como mínimo 6 años después de su disolución y liquidación.

Contratos de prestación de servicios: Se conservarán durante 5 años, teniendo en cuenta el plazo de prescripción previsto en el artículo 1964 apartado 2 del Código Civil para el ejercicio de las acciones personales que no tengan señalado un plazo especial. 

Documentación contable

Facturas, recibos, albaranes, tickets: En principio, podríamos plantear como plazo de conservación un mínimo de 4 años en atención al plazo de prescripción previsto en el artículo 66 de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria, pero debemos tener cuidado, porque los distintos impuestos tienen fecha diferente para el inicio del cómputo de plazo de prescripción, además no debemos olvidar diferentes sucesos:

  • Interrupciones: Cuando la Administración Tributaria interviene para revisar los impuestos dentro del plazo de 4 años de prescripción, el cómputo de ese plazo se inicia, de nuevo, por la interrupción de la prescripción. De modo que, tras la interrupción deberán contar 4 años más para la conservación de la documentación.
  • Activos: Las facturas de compra de activos amortizables deben conservarse hasta 4 años más desde el último ejercicio en el que se hayan amortizado totalmente. Pongamos, como ejemplo, la adquisición de una máquina que compramos en noviembre de 2019 y que amortizamos en 18 años. El plazo de conservación comienza a contarse a partir del año 2037, que es el ejercicio en el cual se termina de amortizar. La documentación se conservará durante 6 años para dar cumplimiento a lo previsto en el artículo 30 del Código de Comercio.
  • Bienes de inversión e IVA: Cuando adquieren inmovilizado para su actividad por imputación superior a 3.005,06 € deberán conservar las facturas 9 años si son bienes muebles y 14 años si son inmuebles.
  • Pérdidas: Las pérdidas o bases imponibles negativas que hayan sido objeto de liquidación podrán compensarse, sin límite temporal, con las bases imponibles positivas de los periodos impositivos siguientes. Dicho esto, deberán conservar toda la documentación que acredite dichas pérdidas durante 10 años a contar desde el día siguiente a aquel en que finalice el plazo para presentar la declaración correspondiente al periodo impositivo en que se aplique la compensación.

En el caso de sociedades mercantiles, los libros obligatorios (diario, inventario y cuentas anuales y libros de IVA) y los no obligatorios (por ejemplo, el libro mayor) se conservarán durante 6 años. 

En el caso de empresarios individuales y trabajadores por cuenta propia son obligatorios, además de los libros de IVA (libros registro de facturas emitidas y de facturas recibidas), los de registro de ventas o ingresos, de compras o gastos y el de bienes de inversión y si se realizan actividades profesionales se añade el libro registro de provisiones de fondos y suplidos. El plazo de conservación será de 6 años.

Recursos Humanos

La documentación relativa al personal es mucha y variada:

  • Contratos de trabajo y anexos.
  • Hojas de salarios.
  • Libro de visitas.
  • Actas de reuniones con el Comité de Empresa.
  • Comunicaciones de apertura de centro de trabajo.
  • Contratos de puesta a disposición con ETT.
  • Expedientes disciplinarios.
  • Acuerdos de extinción y documentos de saldo y finiquito 

Teniendo en cuenta el plazo de prescripción de las infracciones laborales previsto en el artículo 4.1 del Texto Refundido de la Ley sobre Infracciones y Sancionadores en el Orden Social, aprobado por el Real Decreto Legislativo 5/2000, de 4 de agosto (LISOS), el plazo de conservación se establece en 3 años.

Respecto a la documentación relativa a la Seguridad Social nos encontramos:

  • Comunicaciones de alta y baja.
  • Documentos de cotización TC1 y TC2.
  • Recibos de liquidación de cotizaciones.
  • Certificados de situación de cotización.
  • Actas de infracción o actas de liquidación:

Según lo previsto en el artículo 4 apartado 2 de la LISOS, las infracciones en materia de Seguridad Social prescriben a los 4 años. No obstante, recomiendo guardarla durante un mínimo de 6 años, de acuerdo a la previsión contenida en el artículo 30 del Código de Comercio. 

La documentación generada en procesos de selección de personal, a falta de previsiones legales, se conservarán durante un máximo de 2 años.

Prevención de riesgos laborales

Con carácter general, en materia de prevención de riesgos laborales la documentación habitual es la siguiente:

  • Concierto con el Servicio de Prevención.
  • Planificación de la Actividad Preventiva o Plan de Emergencias.
  • Documentación sobre formación de los trabajadores.
  • Evaluación de riesgos laborales.
  • Relación de accidentes de trabajo.
  • Expedientes de accidentes laborales y enfermedades profesionales.

El artículo 4.3 de la LISOS dispone: «En materia de prevención de riesgos laborales, las infracciones prescribirán: al año las leves, a los tres años las graves y a los cinco años las muy graves, contados desde la fecha de la infracción». Podríamos tomar como referencia el plazo de prescripción de 5 años previsto para las infracciones muy graves, si bien optaría por un criterio más conservador y elevaría ese plazo a 6 años en base al artículo 30 del Código de Comercio.

El artículo 22.5 de la Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de Prevención de Riesgos Laborales, relativo a la vigilancia de la salud dispone: «En los supuestos en que la naturaleza de los riesgos inherentes al trabajo lo haga necesario, el derecho de los trabajadores a la vigilancia periódica de su estado de salud deberá ser prolongado más allá de la finalización de la relación laboral, en los términos que reglamentariamente se determinen»; pues bien, reglamentariamente se prevé los siguiente:

El artículo 9.3 del Real Decreto 664/1997, de 12 de mayo, sobre la protección de los trabajadores contra los riesgos relacionados con la exposición a agentes biológicos durante el trabajo obliga a conservar la lista de los trabajadores expuestos y sus historiales médicos durante un plazo mínimo de 10 años después de finalizada la exposición, pudiendo ser ampliado este plazo hasta 40 años en caso de exposiciones que pudieran dar lugar a una infección en la que concurran alguna de las circunstancias contempladas en dicho artículo.

El artículo 9.3 del Real Decreto 665/1997, de 12 de mayo, sobre la protección de los trabajadores contra los riesgos relacionados con la exposición a agentes cancerígenos durante el trabajo dispone que la lista actualizada de los trabajadores encargados de realizar dichas actividades y sus historiales médicos deberán conservarse durante 40 años después de terminada la exposición, remitiéndose la misma a la autoridad laboral en caso de que la empresa cese en su actividad antes de dicho plazo.

El artículo 18.4 del Real Decreto 396/2006, de 31 de marzo, por el que se establecen las disposiciones mínimas de seguridad y salud aplicables a los trabajos con riesgo de exposición al amianto obliga a que los datos relativos a la evaluación y control ambiental, los datos de exposición de los trabajadores y los datos referidos a la vigilancia sanitaria específica de los trabajadores se conserven durante un mínimo de 40 años después de finalizada la exposición, remitiéndose a la autoridad laboral en caso de que la empresa cese en su actividad antes de dicho plazo.

El artículo 38.1 del Real Decreto 783/2001, de 6 de julio, por el que se aprueba el Reglamento sobre protección sanitaria contra radiaciones ionizantes obliga a que el historial dosimétrico de los trabajadores expuestos, los documentos correspondientes a la evaluación de dosis y a las medidas de los equipos de vigilancia, y los informes referentes a las circunstancias y medidas adoptadas en los casos de exposición accidental o de emergencia, se archiven por el titular de la práctica, hasta que el trabajador haya o hubiera alcanzado la edad de 75 años, y nunca por un período inferior a 30a años, contados a partir de la fecha de cese del trabajador en aquellas actividades que supusieran su clasificación como trabajador expuesto. Además, el titular de la práctica tendrá que facilitar «esta documentación al Consejo de Seguridad Nuclear y, en función de sus propias competencias, a las Administraciones Públicas, en los supuestos previstos en las Leyes, además de a los Juzgados y Tribunales que la soliciten».

Operaciones sujetas a la ley de prevención de blanqueo de capitales

La Ley 10/2010, de 28 de abril, de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo en su artículo 25 apartado 1 párrafo primero dispone: «Los sujetos obligados conservarán durante un período de 10 años la documentación en que se formalice el cumplimiento de las obligaciones establecidas en la presente ley, procediendo tras el mismo a su eliminación. Transcurridos 5 años desde la terminación de la relación de negocios o la ejecución de la operación ocasional, la documentación conservada únicamente será accesible por los órganos de control interno del sujeto obligado, con inclusión de las unidades técnicas de prevención, y, en su caso, aquellos encargados de su defensa legal».

De modo que el plazo de conservación, en estos casos, se eleva a 10 años.

Videovigilancia

Los registros de imágenes y sonidos obtenidos mediante sistemas de videovigilancia por entidades diferentes a las de seguridad privada, deben ser destruidas en el plazo máximo de un mes, salvo que guarden relación con la comisión de un delito o infracción administrativa, con una investigación policial en curso o un procedimiento judicial o administrativo, en cuyos casos, deberán conservarse durante el tiempo que sea necesario hasta el esclarecimiento de los hechos, si bien permanecerán bloqueados. 

Fines de investigación científica o histórica o fines estadísticos

El RGPD en su artículo 5 apartado 1 letra e) establece que los datos personales podrán conservarse durante períodos más largos, sin precisar un límite, siempre que se traten exclusivamente con fines de archivo en interés público, fines de investigación científica o histórica o fines estadísticos, sin perjuicio de la aplicación de las medidas técnicas y organizativas apropiadas a fin de proteger los derechos y libertades de los interesados.

Historiales clínicos

El artículo 17 apartado 1 de la Ley 41/2002, de 14 de noviembre, de autonomía del paciente y derechos y obligaciones en materia de información y documentación clínica establece un plazo mínimo de 5 años contados desde la fecha del alta de cada proceso asistencial. No obstante, las distintas CC.AA. pueden establecer otros plazos. Haciendo clic aquí pueden consultar los plazos de conservación por CC.AA.

Cese de actividad y fallecimiento del responsable del tratamiento

El cese del empresario individual o autónomo en el ejercicio de sus actividades no le exime del deber de conservación. Si hubiese fallecido dicha obligación recaerá sobre sus herederos.

En el caso de disolución de sociedades serán sus liquidadores los obligados a cumplir dicho deber.

Actualización

La AEPD ha resuelto, recientemente, una consulta sobre plazos de conservación de datos personales, que pueden consultar haciendo clic aquí.

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