A partir del día 12 de mayo de 2019 los empleadores tienen la obligación de llevar un registro diario de jornada, que incluirá los horarios de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada trabajador.
Mediante negociación colectiva, acuerdo de empresa o decisión del empresario, previa consulta con los representantes legales de los trabajadores, se organizará y documentará este registro de jornada. El cómputo y registro de las interrupciones o pausas entre el inicio y la finalización de la jornada diaria que no tengan el carácter de «tiempo de trabajo efectivo» suele ser objeto de esas negociaciones.
Ámbito de aplicación
El registro diario de jornada se aplica a la totalidad de los trabajadores, al margen de su categoría profesional, a todos los sectores de actividad y a todas las empresas, siempre que estén incluidas en el ámbito de aplicación que define el artículo 1 del Estatuto de los Trabajadores y que incluye a trabajadores «móviles» como transportistas, comerciales, trabajadores a distancia o cualesquiera otras situaciones en las que la prestación laboral no se desenvuelve dentro del centro de trabajo.
En el caso de trabajadores contratados a través de Empresas de Trabajo Temporal la obligación recae sobre la empresa usuaria durante el tiempo en que estos presten sus servicios para ella.
Quedan excluidos el personal de alta dirección, los mandos intermedios, los cargos de confianza o con ejercicio de especiales responsabilidades cuando estos tengan pactado un régimen de libre disponibilidad del tiempo de trabajo.
Respecto de aquellas otras relaciones de trabajo excluidas del ámbito de aplicación del Estatuto de los Trabajadores, como socios trabajadores de cooperativas, trabajadores autónomos, etc. no existe obligación de cumplimentar el registro diario de jornada.
Libertad de forma
Es válido cualquier sistema o medio, en soporte papel o telemático, apto para cumplir el objetivo legal que es proporcionar información fiable y no manipulable a posteriori por el empresario o el trabajador. El sistema seleccionado garantirá la trazabilidad y el rastreo fidedigno e invariable de la jornada una vez registrada.
El sistema puede consistir en un simple folio, con una plantilla en el que se identifica a empleador y empleado, el día, mes y el año, y en la que el trabajador ha de firmar sus entradas y salidas en horario de mañana y de tarde, si la jornada es partida, así como las horas extras realizadas, y en el caso de los trabajadores a tiempo parcial las horas complementarias. Este sistema es válido y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social lo admite, pero solo es recomendable para las empresas con un número limitado de trabajadores. A los efectos de conservación nada impide que los folios puedan archivarse en soporte informático mediante el escaneo de los documentos originales.
En las empresas, con cierto volumen de trabajadores, el sistema de control horario más habitual era el tradicional de tarjetas perforadas o «fichas», de ahí, lo de fichar. Actualmente, este sistema se sigue empleando, aunque ha caído en desuso, tras la llegada de sistemas más modernos, que permiten gestionar el control horario de forma más rápida y eficiente, mediante un software que se encarga de procesar todos los datos e informarnos de los horarios realizados.
Datos biométricos
En el mercado existen diferentes sistemas de control basados en datos biométricos, ya sea por la lectura de la huella dactilar, contorno de la mano, reconocimiento facial o por voz, entre otros.
En la Guía sobre tratamientos de control de presencia mediante sistemas biométricos, la AEPD concluye que, superados todos los requisitos de cumplimiento de los principios generales del RGPD, en la implementación del tratamiento de control de presencia con técnicas biométricas de identificación o autenticación, deben establecerse garantías que aseguren los datos y, en todo caso, han de estar presentes las siguientes medidas por defecto:
- Informar a los trabajadores sobre el tratamiento biométrico y los riesgos asociados.
- Implementar en el sistema biométrico la posibilidad de revocar el vínculo de identidad entre la plantilla biométrica y la persona física.
- Implementar medios técnicos para asegurar la imposibilidad de utilizar las plantillas para cualquier otro propósito.
- Utilizar cifrado para proteger la confidencialidad, disponibilidad e integridad de la plantilla biométrica.
- Utilizar formatos de datos o tecnologías específicas que imposibiliten la interconexión de bases de datos biométricos y la divulgación de datos no comprobada.
- Suprimir los datos biométricos cuando no se vinculen a la finalidad que motivó su tratamiento.
- Aplicar la minimización de los datos biométricos recogidos, con una evaluación objetiva de que no ha posibilidad de revelar categorías especiales de datos adicionales.
- En los convenios colectivos se debe recoger el conjunto de garantías con relación a estos tratamientos en el sentido dispuesto en el artículo 91 de la LOPDGDD.
El uso de los datos biométricos para el registro de jornada o el control de accesos con fines laborales requiere una norma con rango de ley que concrete la posibilidad de utilizar éstos para tal finalidad. Los convenios colectivos tienen rango de ley, de forma que si contemplan su uso y además tienen el consentimiento de los trabajadores, la empresa podría planteárselo, ahora bien el consentimiento por sí sólo no puede levantar la prohibición del tratamiento referida a datos biométricos impuesta por el artículo 9.2.b) del RGPD.
En la práctica, el giro que ha dado la AEPD con relación al uso de los datos biométricos, como la huella dactilar y el reconocimiento facial, para el registro de jornada o el control de accesos con fines laborales hacen inviable su aplicación. Una alternativa que se está extendiendo, rápidamente, es el uso de apps instaladas en el smartphone del empleado, que geolocaliza el dispositivo sólo en el momento de realizar el registro de la jornada para garantizar que se lleva a cabo dentro de las instalaciones de la empresa.
Plazo de conservación
El empleador tiene la obligación de conservar los registros durante cuatro años, quedando en el centro de trabajo a disposición de los trabajadores, de sus representantes legales y, en su caso, de Inspección de Trabajo y Seguridad Social, que podrá requerir la impresión de los mismos o bien su descarga en soporte informático.
Régimen sancionador
No llevar el mencionado registro está tipificado como infracción grave y puede ser sancionado con multa, en su grado mínimo, de 626 a 1.250 €, en su grado medio de 1.251 a 3.125 € y en su grado máximo de 3.126 a 6.250 €.
Las sanciones se gradúan en atención a la negligencia, intencionalidad del sujeto infractor, fraude o connivencia, incumplimiento de las advertencias previas y requerimientos de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, cifra de negocios de la empresa, número de trabajadores o de beneficiarios afectados en su caso, perjuicio causado y cantidad defraudada.
Pueden ampliar la información mediante la lectura del Criterio Técnico 101/2019 sobre actuación de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social en materia de Registro de Jornada de la Dirección de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social publicado el 10 de junio de 2019.
