A partir del día 12 de mayo de 2019 los empleadores tienen la obligación de llevar un registro diario de jornada, que incluirá los horarios de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada trabajador.
Mediante negociación colectiva, acuerdo de empresa o decisión del empresario, previa consulta con los representantes legales de los trabajadores, se organizará y documentará este registro de jornada. El cómputo y registro de las interrupciones o pausas entre el inicio y la finalización de la jornada diaria que no tengan el carácter de «tiempo de trabajo efectivo» suele ser objeto de esas negociaciones.
Ámbito de aplicación
El registro diario de jornada se aplica a la totalidad de los trabajadores, al margen de su categoría profesional, a todos los sectores de actividad y a todas las empresas, siempre que estén incluidas en el ámbito de aplicación que define el artículo 1 del Estatuto de los Trabajadores y que incluye a trabajadores «móviles» como transportistas, comerciales, trabajadores a distancia o cualesquiera otras situaciones en las que la prestación laboral no se desenvuelve dentro del centro de trabajo.
En el caso de trabajadores contratados a través de Empresas de Trabajo Temporal la obligación recae sobre la empresa usuaria durante el tiempo en que estos presten sus servicios para ella.
Quedan excluidos el personal de alta dirección, los mandos intermedios, los cargos de confianza o con ejercicio de especiales responsabilidades cuando estos tengan pactado un régimen de libre disponibilidad del tiempo de trabajo.
Respecto de aquellas otras relaciones de trabajo excluidas del ámbito de aplicación del Estatuto de los Trabajadores, como socios trabajadores de cooperativas, trabajadores autónomos, etc. no existe obligación de cumplimentar el registro diario de jornada.
Libertad de forma
Es válido cualquier sistema o medio, en soporte papel o telemático, apto para cumplir el objetivo legal que es proporcionar información fiable y no manipulable a posteriori por el empresario o el trabajador. El sistema seleccionado garantirá la trazabilidad y el rastreo fidedigno e invariable de la jornada una vez registrada.
El sistema puede consistir en un simple folio, con una plantilla en el que se identifica a empleador y empleado, el día, mes y el año, y en la que el trabajador ha de firmar sus entradas y salidas en horario de mañana y de tarde, si la jornada es partida, así como las horas extras realizadas, y en el caso de los trabajadores a tiempo parcial las horas complementarias. Este sistema es válido y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social lo admite, pero solo es recomendable para las empresas con un número limitado de trabajadores. A los efectos de conservación nada impide que los folios puedan archivarse en soporte informático mediante el escaneo de los documentos originales.
En las empresas, con cierto volumen de trabajadores, el sistema de control horario más habitual era el tradicional de tarjetas perforadas o «fichas», de ahí, lo de fichar. Actualmente, este sistema se sigue empleando, aunque ha caído en desuso, tras la llegada de sistemas más modernos, que permiten gestionar el control horario de forma más rápida y eficiente, mediante un software que se encarga de procesar todos los datos e informarnos de los horarios realizados.
Datos biométricos
Los nuevos sistemas de control laboral pueden emplear datos biométricos como la huella dactilar, el contorno de la mano, el reconocimiento facial o por voz. Son muchos los que preguntan: ¿son legales? ¿el trabajador se puede negar a facilitar sus datos biométricos? ¿el empresario tiene que adoptar medidas especiales de protección?.
El Reglamento General de Protección de Datos en su artículo 4.14 define a los datos biométricos como «datos personales obtenidos a partir de un tratamiento técnico específico, relativos a las características físicas, fisiológicas o conductuales de una persona física que permitan o confirmen la identificación única de dicha persona, como imágenes faciales o datos dactiloscópicos». A su vez, en el artículo 9.1 establece la prohibición de «utilizar datos biométricos dirigidos a identificar de manera unívoca a una persona física», exceptuando varios casos, y uno de ellos, en el punto b), permite la utilización de dichos datos para la verificación del cumplimiento de un contrato laboral. Por tanto, los sistemas de control de personal por datos biométricos son legales, así lo acuerda la Sala de lo Contencioso-Administrativo del Tribunal Supremo en su sentencia de 2 de julio de 2007 en el recurso nº 5017/2003.
La segunda cuestión es si el trabajador está obligado a ceder datos personales como su huella dactilar, su voz o permitir que se escanee su rostro, y la respuesta ha de ser comedida, y es que el empleador tiene que justificar la necesidad, la proporcionalidad e idoneidad de adoptar el sistema de control por datos biométricos, teniendo en cuenta que los datos personales solicitados serán adecuados, pertinentes y no excesivos en relación al fin para el que se recaba. No siempre es fácil acreditarlo.
La tercera cuestión es si el empresario tiene que adoptar medidas especiales de protección y la respuesta es sí, y más teniendo en cuenta que el RGPD clasifica los datos biométricos dentro de la categoría de datos especiales. Para cumplir dicha obligación basta con seleccionar un sistema seguro.
El sistema (software) no guarda una copia exacta, por ejemplo, de la huella dactilar o del rostro de la persona. Lo que hace es crear una plantilla para cada una de las personas registradas. En el caso de la huella dactilar, se crea la plantilla a partir de una imagen mejorada de líneas de cuadrícula hecha con un escáner. El algoritmo extrae puntos concretos de dicha imagen, incluidos los finales en pico, bifurcaciones, posición y dirección de las líneas y convierte la información en un modelo matemático único. Este modelo se encripta y se archiva para representar al usuario, de modo que no se guarda la huella dactilar. Cuando el trabajador pasa el control de acceso, colocando su huella dactilar sobre el sensor, se escanea su huella dactilar y se compara con la plantilla. Si hay correspondencia, el sistema reconoce al trabajador y lo verifica positivamente.
Frente a la imposición, es aconsejable que se negocie la implantación de este tipo de sistemas, asegurando a los trabajadores que sus datos estarán debidamente protegidos. En cualquier caso, nada impide que el trabajador, una vez finalizada la relación laboral, pueda pedir al empleador, como responsable del tratamiento, que borre sus datos biométricos.
Plazo de conservación
El empleador tiene la obligación de conservar los registros durante cuatro años, quedando en el centro de trabajo a disposición de los trabajadores, de sus representantes legales y, en su caso, de Inspección de Trabajo y Seguridad Social, que podrá requerir la impresión de los mismos o bien su descarga en soporte informático.
Régimen sancionador
No llevar el mencionado registro está tipificado como infracción grave y puede ser sancionado con multa, en su grado mínimo, de 626 a 1.250 €, en su grado medio de 1.251 a 3.125 € y en su grado máximo de 3.126 a 6.250 €.
Las sanciones se gradúan en atención a la negligencia, intencionalidad del sujeto infractor, fraude o connivencia, incumplimiento de las advertencias previas y requerimientos de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, cifra de negocios de la empresa, número de trabajadores o de beneficiarios afectados en su caso, perjuicio causado y cantidad defraudada.
Pueden ampliar la información mediante la lectura del “Criterio Técnico 101/2019 sobre actuación de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social en materia de Registro de Jornada” de la Dirección de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social publicado el 10 de junio de 2019 y que encontrarán haciendo clic aquí.
