El Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo establece la obligación para las empresas de garantizar, a partir del 12 de mayo de 2019, el registro diario de la jornada de trabajo, que debe incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de cada trabajador.
Este registro se organizará y documentará mediante negociación colectiva, acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario, previa consulta con los representantes legales de los trabajadores. El cómputo y registro de interrupciones o pausas entre el inicio y la finalización de la jornada diaria que no constituyan tiempo de trabajo efectivo puede ser objeto de regulación en dichos acuerdos o negociaciones.
Ámbito de aplicación
El registro diario de jornada es obligatorio para la totalidad de los trabajadores, independientemente de su categoría profesional, sector de actividad o tamaño de la empresa, siempre que su relación laboral se encuentre dentro del ámbito de aplicación del artículo 1 del Estatuto de los Trabajadores. Esto incluye a trabajadores móviles (como transportistas o comerciales), trabajadores a distancia (teletrabajadores) y cualquier otra modalidad en la que la prestación laboral no se realice en el centro de trabajo habitual.
En el caso de trabajadores cedidos por Empresas de Trabajo Temporal (ETT), la obligación de registro corresponde a la empresa usuaria durante el período en que presten servicios en ella.
Quedan excluidos del registro obligatorio el personal de alta dirección, mandos intermedios, cargos de confianza o aquellos con responsabilidades especiales, siempre que tengan pactado un régimen especial de libre disponibilidad del tiempo de trabajo.
En el caso de otras relaciones laborales fuera del ámbito del Estatuto de los Trabajadores, como socios trabajadores de cooperativas o trabajadores autónomos, no existe obligación de realizar el registro diario de jornada.
Datos biométricos
En el mercado existen diversos sistemas de control de presencia basados en datos biométricos, ya sea por la lectura de la huella dactilar, el contorno de la mano, el reconocimiento facial o por voz, entre otros.
En la Guía sobre tratamientos de control de presencia mediante sistemas biométricos, la AEPD concluye que el uso de datos biométricos para el registro de jornada o el control de accesos con fines laborales constituye un tratamiento de alto riesgo que implica categorías especiales de datos (artículo 9 del RGPD). Por ello, su empleo está generalmente prohibido, salvo excepciones justificadas de manera estricta.
La AEPD concluye que no existe en la normativa española actual una norma con rango de ley que autorice específicamente este tratamiento para fines de registro horario. Además:
- El consentimiento del trabajador no es válido por sí solo, debido al desequilibrio de poder en la relación laboral.
- Los convenios colectivos no pueden levantar la prohibición general, aunque podrían regular garantías adicionales si se superaran los requisitos de necesidad, proporcionalidad e idoneidad (lo cual es excepcional).
- Debe realizarse obligatoriamente una Evaluación de Impacto en la Protección de Datos (EIPD) previa, demostrando que no existen alternativas menos intrusivas.
En la práctica, la posición restrictiva de la AEPD hace inviable el uso generalizado de sistemas biométricos, salvo casos excepcionales debidamente justificados. Como alternativas recomendadas se encuentran aplicaciones móviles en dispositivos proporcionados por la empresa, con geolocalización limitada al momento del fichaje, tarjetas NFC o códigos QR.
En el caso de que superen los requisitos de necesidad, proporcionalidad e idoneidad, previa EIPD, se adoptarán las siguientes medidas de seguridad:
- Informar a los trabajadores sobre el uso de sus datos biométricos y los posibles riesgos que esto conlleva.
- Permitir que el sistema biométrico pueda eliminar la conexión entre la plantilla biométrica y la persona cuando sea necesario.
- Asegurar que las plantillas biométricas no puedan usarse para otros finos distintos a los autorizados.
- Proteger las plantillas biométricas mediante sistemas de cifrado que garantizan su seguridad y confidencialidad.
- Utilizar formatos o tecnologías que eviten conectar diferentes bases de datos biométricos o compartir información sin permiso.
- Borrar los datos biométricos cuando ya no sean necesarios para el propósito por el que se reconocieron.
- Recoger solo los datos biométricos estrictamente necesarios, asegurando que no se puedan obtener otros datos personales sensibles a partir de ellos.
- Incluir en los convenios colectivos las garantías y medidas de protección relacionadas con el uso de datos biométricos, conforme a lo indicado en la Ley Orgánica de Protección de Datos.
Plazo de conservación
La empresa debe conservar los registros de jornada durante un mínimo de cuatro años, manteniéndolos a disposición de los trabajadores, sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. Los registros estarán disponibles en el centro de trabajo. No obstante, la Inspección podrá requerir su impresión o descarga en formato informático.
Régimen sancionador
El incumplimiento de la obligación de llevar el registro de jornada se califica como infracción grave (artículo 7.5 de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social), sancionable con multas que oscilan entre 751 y 7.500 euros (según el grado mínimo, medio o máximo).
Las sanciones se gradúan considerando factores como la negligencia o intencionalidad del infractor, la existencia de fraude o connivencia, el incumplimiento de advertencias previas y requerimientos de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, así como la cifra de negocios, el número de trabajadores o beneficiarios afectados, el perjuicio causado y la cantidad defraudada.
Pueden ampliar la información mediante la lectura del Criterio Técnico 101/2019 sobre actuación de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social en materia de Registro de Jornada de la Dirección de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social publicado el 10 de junio de 2019.
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