Recientemente, en un reportaje sobre las últimas elecciones en Alemania, que dejo enlazado aquí, se destacó que «ocho de cada diez empresas con más de veinte empleados siguen utilizando el fax para comunicarse». Un fenómeno similar se observa en Japón, pero de ello ya les hablé aquí.
Consideran que el fax es más seguro para intercambiar información sensible, debido a su naturaleza analógica, que reduce el riesgo de piratería, pero no comparto esa idea en absoluto, y puedo decir que he trabajado mucho con fax.
Un fichero automatizado se puede encriptar, cosa que un fax no. Un fichero automatizado enviado por correo electrónico va directamente a la bandeja de entrada del destinatario. Un fax puede recogerlo cualquier que pase por delante de la máquina.
En el siglo XXI, la digitalización de las organizaciones no es una opción, debería ser una obligación.
Veamos un decálogo con las ventajas que trae consigo la digitalización de las organizaciones:
1.- Aumento de la Eficiencia Operativa
La digitalización permite reducir los tiempos de ejecución, eliminar las tareas repetitivas y minimizar los errores; de forma que los empleados pueden enfocarse en actividades de mayor valor agregado.
2.- Reducción de Costos
Al migrar a soluciones digitales, se eliminan gastos asociados a compra de papel, tinta para impresión, encuadernación y mantenimiento de infraestructuras físicas como son las salas de archivo.
3.- Mejora de la Experiencia del Cliente
La digitalización permite ofrecer servicios personalizados y accesibles, por ejemplo, la intranet de una compañía aseguradora nos permite acceder a nuestra información personal, así como interactuar con ella desde cualquier lugar y en cualquier momento.
Las empresas también pueden utilizar tecnologías asociadas al análisis de datos e inteligencia artificial para comprender mejor las necesidades de sus clientes y ofrecer experiencias personalizadas.
4.- Acceso a Datos en Tiempo Real
La digitalización facilita la recopilación, análisis y compartición de información de manera instantánea, lo que facilita la toma de decisiones basada en datos precisos. El acceso a datos en tiempo real mejora la colaboración entre departamentos, asegurando que todos los equipos estén alineados y trabajen hacia objetivos comunes.
5.- Mayor Competitividad
La digitalización mejora la capacidad de reacción y adaptación a los cambios del mercado, permitiendo a las empresas soluciones innovadoras que satisfagan las necesidades emergentes de los clientes.
6.- Flexibilidad
La digitalización permite trabajar a distancia, lo que mejora la productividad y el equilibrio entre vida laboral y personal. Esta ventaja permite a las empresas atraer y retener talentos de todo el mundo.
7.- Mejora de la Seguridad de la Información
Los ficheros automatizados pueden ser encriptados para impedir accesos no autorizados. También podemos realizar copias de seguridad y encriptarlas para evitar la destrucción de la información, garantizando su disponibilidad, integridad y confidencialidad conforme exige el RGPD.
8.- Crecimiento y Escalabilidad
Las herramientas digitales permiten a las organizaciones gestionar un mayor volumen de operaciones sin incrementar los costos proporcionalmente. De forma que pueden expandirse más fácilmente.
La escalabilidad de las soluciones digitales también facilita el crecimiento sostenible. Las empresas pueden adaptar sus sistemas a medida que evoluciona el negocio. Además, la capacidad de llegar a nuevos mercados y clientes a través de canales digitales abre oportunidades para expandir la base de clientes y aumentar las ventas.
9.- Transparencia y Trazabilidad
Las herramientas digitales permiten rastrear el acceso a la información, mejorando la seguridad y la transparencia de los procesos. Al tener un registro digital de todas las operaciones, las empresas pueden demostrar su cumplimiento normativo y mantener la confianza de los clientes.
10.- Menor Generación de Residuos
Al adoptar prácticas digitales, las empresas pueden contribuir significativamente a la conservación del medio ambiente, no en vano la digitalización reduce la cantidad de residuos generados por el uso de materiales físicos.
Conclusión
Es innegable que aferrarse a tecnologías obsoletas limita nuestra capacidad para avanzar hacia el futuro de manera eficiente y competitiva.
