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JAVIER CASAL TAVASCI

Gestión de currículums vitae conforme al RGPD

Llegamos al mes de septiembre y es habitual que las empresas y despachos profesionales reciban oleadas de currículums vitae (CV), principalmente de recién graduados que buscan un primer empleo. Muchos de esos CV se entregan en mano y otros muchos se envían por correo electrónico.

Para tratar los datos personales del interesado no siempre es necesario el consentimiento de este. Dicha actividad se puede legitimar en base al artículo 6.1.b) del RGPD, esto es, por resultar necesario para la aplicación a petición del interesado de medidas precontractuales o la intención de concluir un contrato. Personalmente, prefiero y aconsejo, primero, informar y, luego, recabar el consentimiento.

Derecho de información 

Antes del iniciar la actividad de tratamiento, el responsable informará a la persona candidata sobre los siguientes extremos:

a) La identidad y datos de contacto del responsable del tratamiento y, en su caso, de su representante.

b) Los datos de contacto del delegado de protección de datos, en caso de haberse nombrado.

c) La base jurídica que legitima el tratamiento.

d) La finalidad del tratamiento. Cuando el responsable proyecte un tratamiento ulterior para un fin que no sea aquel para el que se recogieron los datos, proporcionará al interesado, con anterioridad a dicha actividad, información sobre ese otro fin.

e) Los destinatarios o categorías de destinatarios de los datos personales, en su caso.

f) La intención de ceder los datos personales a terceros o transferirlos a un tercer país u organización internacional.

g) El plazo durante el cual se conservarán los datos personales o, cuando no sea posible, los criterios utilizados para determinar dicho plazo.

h) La existencia del derecho a solicitar al responsable del tratamiento el acceso a los datos personales relativos al interesado, y su rectificación o supresión, o la limitación de su tratamiento, o a oponerse al tratamiento, así como el derecho a la portabilidad de los datos. También se le informará sobre cómo ejercitar tales derechos.

i) La existencia de decisiones automatizas, incluida la elaboración de perfiles. Se aportará información significativa sobre la lógica aplicada, así como la importancia y las consecuencias previstas de dicho tratamiento para el interesado.

j) El derecho a presentar una reclamación ante una autoridad de control, si el interesado considera que sus datos personales no se están tratando conforme a la normativa de aplicación.

Si el CV se remitió por electrónico, se puede responder al mismo, informando al interesado sobre los extremos referidos. No olviden solicitar acuse de recibo.

Si la presentación fue presencial, el interesado puede ser informado en ese momento. Igualmente, ha de firmar un acuse de recibo de la información facilitada.

Si el CV no interesa, se informará al interesado de que sus datos personales no van a ser tratados y que han sido borrados o destruidos.

Procesos de selección de personal

Durante el proceso de selección de personal no pueden requerir datos que revelen el origen étnico o racial, la ideología u opiniones políticas, las convicciones religiosas o filosóficas o la afiliación sindical, tampoco datos relativos a la salud o a la vida u orientación sexual del interesado. Solo será admisible su exigencia cuando exista una razón objetiva que justifique la necesidad de obtener esa información.

Tampoco podrán pedir certificados de antecedentes penales, ni certificados de delitos de naturaleza sexual, salvo en casos excepcionales en que se encuentren autorizados por una norma (por ejemplo, para trabajar con menores estaría justificada su exigencia y encontraría amparo en la Ley Orgánica 1/1996, de 15 de enero, de Protección Jurídica del Menor, modificada por Ley 26/2015, de 28 de julio de Protección a la Infancia).

En el proceso de selección de personal, el candidato ha de ser informado acerca de si las respuestas que va a dar a las preguntas que se le plantean son de carácter obligatorio o voluntario, debiendo informarle de las consecuencias que puede conllevar la obtención de sus datos personales o su negativa a suministrarlos, todo ello de conformidad con el artículo 13.2.e) del RGPD.

Redes sociales del candidato

En las entrevistas personales, no pueden preguntar al candidato sobre aspectos de su intimidad, como situación de pareja, hábitos de vida, aficiones o gustos, etc.

Muchas veces no se pregunta, directamente se ojean las redes sociales del interesado, las cuales pueden revelar mucha información personal. Si el perfil es público no hay intromisión en la intimidad del candidato, pues es el propio candidato quien consiente, a menudo, por omisión más que por acción.

Por último, es aconsejable tener en la empresa un modelo propio de CV, en el que se recojan los datos personales indispensables y recuerden aquella máxima de «cuantos menos datos tratemos, menos riesgos asumimos».

Actualización

La AEPD impone una multa de 2.000 € a una empresa por recopilar CV sin facilitar información sobre el tratamiento de datos personales. Haciendo clic aquí pueden acceder a la resolución.

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