En este artículo vamos a resolver una duda que muchos empresarios tienen: ¿se puede emplear un sistema de geolocalización para el registro diario de jornada? La respuesta es sí, pero con condiciones. Veamos cuáles:
- Antes de optar por el sistema de geolocalización, evaluaremos el impacto en la protección de datos personales, no en vano el tratamiento puede suponer un riesgo elevado para los derechos y libertades de los trabajadores. Si existen métodos menos invasivos, optaremos por ellos.
- Informaremos al trabajador, con carácter previo, acerca del uso del sistema de geolocalización para registrar su jornada laboral. La información debe responder a las exigencias del artículo 13 del RGPD. Puede incluirse como anexo al contrato de trabajo o en un documento específico, solicitando al trabajador que acuse recibo para acreditar que ha sido informado.
- El sistema se instalará únicamente en dispositivos electrónicos facilitados por la empresa, nunca en medios personales del trabajador.
- Cuando el sistema se utilice únicamente para registrar la jornada laboral, debe configurarse para recopilar la ubicación solo al inicio y al final de la jornada. Cualquier seguimiento continuo fuera de estos momentos será considerado desproporcionado.
- Si los datos recabados son gestionados por un tercero, por ejemplo, el proveedor del software, el empleador firmará con este un contrato de encargo del tratamiento, teniendo en cuenta su condición del encargado del tratamiento.
El empleador puede justificar el uso del sistema de geolocalización en dos bases legales:
- Interés legítimo (artículo 6.1.f del RGPD): Según el artículo 20.3 del Estatuto de los Trabajadores, el empresario podrá adoptar las medidas que considere más oportunas de vigilancia y control para verificar el cumplimiento, por parte del trabajador, de sus obligaciones y deberes laborales, respetando su dignidad y asegurando que la medida sea idónea, necesaria y proporcional.
- Cumplimiento de una obligación legal (artículo 6.1.c del RGPD): El registro diario de jornada es obligatorio desde la entrada en vigor del Real Decreto-ley 8/2019, que modifica el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores.
Si desean geolocalizar a sus trabajador, por ejemplo, para optimizar rutas, deben informarles específicamente y justificar el tratamiento. No es válido recoger los datos para el control de jornada y utilizarlos además para fines distintos.
La empresa conservará los registros durante un plazo de cuatro años y permanecerán a disposición de los trabajadores, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. Transcurrido dicho plazo, los registros serán borrados o destruidos.
Si quieren saber más sobre el registro diario de jornada, pueden consultar el artículo que publiqué al respecto, que dejo enlazado aquí.
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